Was ist ProForma in Jira Service Management Data Center?
So funktionieren die integrierten Formulare
Die Nachricht, dass Jira Service Management Data Center mit Version 10 ProForma kostenlos integriert, verändert die Art, wie Formulare innerhalb der Plattform gedacht werden. Was bisher ein kostenpflichtiges Plugin war, steht nun jedem Unternehmen zur Verfügung, das Jira Service Management Data Center einsetzt. Die Cloud-Version kennt diese Formulare längst. Nun zieht Data Center nach – ohne Einschränkungen, ohne Lizenzhürde.
ProForma ist kein Tool für technische Nutzerinnen und Nutzer. Es richtet sich an Teams, die Informationen strukturieren, Abläufe standardisieren und Informationen vom Nutzer strukturiert und prozessgesteuert erfassen.
Ein Benutzer öffnet ein Ticket, füllt ein Formular aus, übermittelt die Daten, das System verarbeitet. Der Kern: keine Ablenkung durch unnötige Konfigurationen, kein Kontextwechsel. Das Formular wird Teil des Workflows.
In Jira Service Management Data Center bedeutet das: Ein Request wird angelegt. ProForma zeigt dem Nutzer ein Eingabefeld, das ihn durch die notwendigen Angaben führt. Pflichtfelder, dynamische Felder, Hilfetexte – alles eingebettet in ein übersichtliches Layout. Die technische Komplexität bleibt im Hintergrund. Sichtbar ist nur das, was zum aktuellen Vorgang passt.
ProForma: Intelligente Formularlogik für Sprache und Struktur
Die Anwendungsmöglichkeiten von ProForma enden nicht beim klassischen Anfrageformular. Onboarding-Prozesse, Reisekostenfreigaben, Hardware-Bestellungen – überall dort, wo strukturierte Information gesammelt und in Jira-Workflows überführt wird, spielt ProForma seine Stärke aus.
Besonders dann, wenn Entscheidungen nachprüfbar dokumentiert werden müssen, bietet sich der Einsatz eines Abschlussfelds an. Am Ende eines Formulars steht dann ein Kontrollkästchen mit festgelegter Formulierung. „Ich bestätige die Richtigkeit der Angaben.“ Oder: „Ich stimme den genannten Bedingungen zu.“ Der Haken ersetzt Unterschrift oder separates Dokument. Die Bestätigung fließt in das Ticket. Die Pflicht zur Zustimmung lässt sich auf einzelne Gruppen beschränken, automatisieren oder erzwingen – abhängig vom Prozess und der Rechtevergabe.
Darüber hinaus lassen sich Formulare intelligent gestalten. In der Praxis bedeutet das zum einen, dass je nach Standort unterschiedliche Sprachversionen angezeigt werden können – zum Beispiel Deutsch in Deutschland, Englisch in den USA. Zum anderen lassen sich über dieselbe Maske auch verschiedene Inhalte abfragen, je nachdem, welcher organisatorischen Struktur ein Nutzer zugeordnet ist – etwa unterschiedliche Felder für unterschiedliche Abteilungen. Die dahinterliegende Logik bleibt im Formular selbst verborgen.
ProForma im Onboarding: Ein Formular, viele Kontexte
Ein weiteres Beispiel findet sich im Mitarbeiter-Onboarding. Die erste Frage: Für welche Abteilung soll der neue Zugang eingerichtet werden? Antwortet der Nutzer mit „Marketing“, erscheinen Felder für Werbeplattformen, Zugang zur Bilddatenbank, Schulung zur Social-Media-Richtlinie. Antwortet er mit „IT“, fragt das Formular nach Systemrollen, Admin-Rechten und Inventar. Ein Formular – viele Kontexte.
Diese Abhängigkeiten definieren nicht Entwickler, sondern Administratoren oder Prozessverantwortliche. Das reduziert Abstimmungsaufwand, spart Zeit, erhöht Akzeptanz.
Ein häufig formulierter Wunsch lautet: Integration mit Assets. Gemeint ist das Atlassian-Modul zur Verwaltung von Konfigurationselementen, früher bekannt unter dem Namen Insight. Nativ bietet ProForma keine direkte Verknüpfung mit Asset-Feldern. Dennoch gelingt die Anbindung über den Umweg der REST API. Ein vorgefülltes Feld greift über eine Schnittstelle auf die Asset-Datenbank zu. Das Ergebnis: Dropdown-Menüs mit Echtzeitdaten, Abfragen nach Inventarnummern, Verknüpfungen mit Hardware oder Benutzergruppen.
Diese Integration erfordert technisches Verständnis – aber kein Plugin. Wer REST kennt, nutzt den Baustein ohne weitere Lizenzkosten.
Visuelle Eingaben, klare Abläufe –
ProForma integriert in Jira Data Center
ProForma bedeutet also nicht nur bessere Formulare. Es steht für strukturierte Informationsverarbeitung in Jira. Eingabemasken werden Bestandteil des Prozesses. Daten gelangen dorthin, wo sie benötigt werden. Aufgaben lassen sich automatisch zuweisen, abhängig von Eingaben im Formular. Verantwortlichkeiten ergeben sich aus der Struktur.
Dass Atlassian dieses Werkzeug mit Version 10 in Data Center integriert, bedeutet für viele Unternehmen: keine Drittanbieter-App mehr, keine separate Lizenz, kein zusätzlicher Aufwand. Gleichzeitig rückt Jira ein Stück näher an die Anforderungen der Fachbereiche. IT-Administratoren definieren Schnittstellen und Übergaben. HR, Einkauf oder Legal gestalten die Eingabeformulare selbst.
Die Integration ersetzt komplexe Workarounds. Wo früher zusätzliche Felder, Bedingungen und Automatisierungen nötig waren, liefert ProForma eine visuelle Oberfläche, die selbsterklärend funktioniert. Das reduziert Fehler, entlastet den Support und erhöht die Transparenz.
Honicon begleitet seit Jahren Unternehmen beim Aufbau von Jira-Systemen, beim Entwickeln effizienter Formulare und bei der Anbindung komplexer Datenstrukturen. Unsere Erfahrung zeigt: Die besten Formulare sind die, die sich anpassen, ohne zu überfordern. ProForma bietet genau das – nun auch kostenlos für Jira Service Management Data Center.
