Wenn Sie auf diesen Artikel über die Atlassian Cloud gestoßen sind, arbeitet Ihr Unternehmen vermutlich bereits mit Atlassian-Tools oder denkt darüber nach. Und das aus gutem Grund: Das Zusammenspiel von bespielsweise Jira und Confluence ist leistungsstark, flexibel und ideal für die Zusammenarbeit in Teams – unabhängig von deren Größe. Aber vielleicht haben Sie insgeheim schon gedacht: “Da geht doch noch mehr? Oder?”
Ersticken Sie in viel zu komplexen Workflows, verstricken sich in ungünstig konfigurierten Automatisierungen oder fehlt schlicht der Überblick aufgrund redundanter Prozesse und Inhalte? Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen schon die Atlassian-Produkte im Alltag angekommen sind, fehlt es nicht am Handwerkszeug für effizientes Arbeiten. Nein, es fehlt vielmehr an klaren Standards und einer einheitlichen Struktur innerhalb der Systeme. Funktionen sind in Hülle und Fülle geboten; Aber wie sollen Sie diese wirklich zielführend für sich und Ihr Unternehmen nutzen?
Im Folgenden werde ich Ihnen ein paar Best Practices an die Hand geben, mit denen sich viel verbessern lässt – ganz ohne ein Großprojekt lostreten zu müssen!
Cloud Best Practices für Jira
Klarheit statt kontrolliertem Chaos
Jira ist schon lange elementarer Bestandteil für viele Teams – ob in der internen IT, im Projektmanagement oder im Kundenservice. Es gibt kaum ein Arbeitsfeld, in dem Jira nicht dabei helfen kann, die Produktivität und Übersichtlichkeit deutlich zu steigern – vorausgesetzt, man beachtet ein paar Grundregeln. Ansonsten findet man sich schnell zwischen lahmenden Automationen, einem Workflow-Labyrinth oder Feldern, die in ihrer Masse eher einem fortgeschrittenen Kreuzworträtsel ähneln. Das Ergebnis sind oft frustrierte und verwirrte NutzerInnen, langsame und unübersichtliche Boards und Abläufe – oder schlicht die fehlende Übersicht, aufgrund von Prozessen mit reichlich Interpretationsspielraum.
Empfohlene Sofortmaßnahmen :
- Feldbereinigung: Räumen Sie auf!
Nicht mehr genutzte benutzerdefinierte Felder und längst überflüssige Screens machen es nicht nur für den Nutzer unübersichtlich, sondern erschweren auch die Administration des Systems.
Kontrollieren Sie die Verwendung der Felder, prüfen Sie die Screens auf Aktualität und löschen Sie gezielt, was keine Verwendung mehr hat. - Vorgangstypen standardisieren: Manchmal ist weniger eben mehr.
Einheitliche Vorgangstypen helfen nicht nur den NutzerInnen sich direkt zurechtzufinden, warum beispielsweise muss zwischen To-Do, Aufgabe und IT-Aufgabe unterschieden werden?
Vielleicht können Sie sogar so Automatisierungen zusammenfassen… Vor allem im Standard-Plan mit der recht straffen Limitierung eine mögliche Kostenersparnis! - Filter und Boards/Queues optimieren: Präzision zahlt sich aus!
Egal, ob Sie einen Filter für Boards oder eine Queue anlegen – achten Sie auf eine möglichst genaue JQL-Abfrage.
“project = XYZ ORDER BY created DESC” ist einfach zu allgemein.
Filtern Sie nach Prioritäten, Status, Feldern.
So erreichen sie auch, dass nicht jeder seine eigenen Filter und Boards verwendet, sondern alle gemeinsam an dem Gleichen arbeiten.
Je präziser Ihr Input, desto zielgerichteter der Output! - Workflows verschlanken: Was keinen Nutzen bringt, brauchen wir nicht.
Manchmal ist weniger mehr – das gilt auch für Workflows und deren Status.
Dünnen Sie gerne großzügig die Status und Übergänge aus. Unsere Erfahrung zeigt: Das steigert die Effizienz und senkt die Fehleranfälligkeit deutlich!
Nicht jeder Workflow braucht sechs Status, wenn diese keinen inhaltlichen Mehrwert bieten.
Tipp aus der Praxis: Nutzen Sie, wenn Sie es nicht schon längst tun, unbedingt die Automationen.
Vom Statuswechsel bis zur Feldbefüllung – Automationen erledigen nervige Kleinarbeit im Hintergrund, während Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
T.E.A.M. – Toll, eine Automation macht’s!
Kommen wir nun schließlich zu dem Part, der sehr viel Arbeit einsparen, aber auch verursachen kann: Automationen!
Gut konfiguriert und in einem sauber durchdachten Konzept sind sie ein richtiger Gamechanger und kaum wegzudenken. Fehlt aber eine klare Struktur, kann das ziemlich herausfordernd werden.
Typische Automationen, die sofort unterstützen:
- Automatischer Statuswechsel bei Zuweisung – oder umgekehrt.
- Erinnerung bei der Überschreitung eines Datums – Nichts ist ärgerlicher, als eine lang bekannte Frist zu versäumen, oder?
- Automatisches Hinzufügen von Inhalten – Legen Sie fest, wann ein Label, eine Komponente oder Inhalte in benutzerdefinierten Feldern gesetzt werden sollen.
Tipp aus der Praxis: Bevor Sie sich mit Automationen, speziell projektübergreifend, in der Tiefe beschäftigen, empfehlen wir ein einheitliches Konzept für Vorgangstypen und Projekte.
Best Practices für Confluence
Wissen ist wie Glück: geteilt einfach schöner
Mit Sicherheit wissen Sie eine gut geführte Dokumentation zu schätzen, spätestens dann, wenn Sie KollegInnen im Urlaubs- oder Krankheitsfall vertreten dürfen. Oftmals existiert eine solche sogar, nur ist sie entweder nicht auffindbar oder so formuliert, dass sie ausschließlich die AutorInnen verstehen. Einheitliche Standards helfen dabei, und Confluence unterstützt Sie dabei.
Brechen Sie mit unübersichtlichen Ordnerstrukturen, die im Archiv verstauben, oder mit Word-/Excel-Dateien, die in verschiedenen Versionen auf USB-Sticks und Festplatten umherschwirren.
Bauen Sie ein nachhaltiges Wissensmanagement auf: Bedienen Sie sich gern dieser Best Practices und unseres Erfahrungsschatzes!
Best Practices für nachhaltige Dokumentationen:
- Namenskonventionen nutzen: Wie man bei uns im Norden zu sagen pflegt: „Wat de Buer nich kennt, dat freet he nich.“ – Was uneinheitlich benannt ist, wird oft übersehen.Nutzen Sie ein einheitliches Vokabular und legen ein durchdachtes Seitenbaum-Konzept an.
Das erhöht nicht nur die Akzeptanz durch Übersichtlichkeit, sondern bringt auch erst den gewünschten Nutzen! - Vorlagen einsetzen: Auch hier gilt es, Standards zu etablieren.
Wenn Ihre Dokumente einheitlich aufgebaut sind, finden Sie viel schneller die Informationen, die Sie brauchen.
Außerdem können Sie dann schon in den Vorlagen clevere Makros einbauen, mit denen das Arbeiten gleich noch mehr Spaß macht. - Archivierungsregeln definieren: Ein Punkt der jeder “Kramschublade” oder Dachbodenecke gut tun würde – Was länger als 12 Monate nicht gepflegt, benötigt oder nachgefragt ist, kann archiviert werden!
Mit cleveren Apps wie ScriptRunner könne Sie dies sogar automatisieren. - Space-Ownership festlegen: Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber sobald mein Name irgendwo steht, fühle ich mich angesprochen und verantwortlich.
Legen Sie in Absprache mit Ihrem Team Verantwortlichkeiten für die Spaces fest, um die Struktur und den Inhalt zu pflegen und den Überblick zu behalten.
Tipp aus der Praxis: Wenn wir schon Jira und Confluence nutzen, warum nicht auch miteinander verbinden?
Verlinken Sie den Inhalt der Tickets, die für Dokumentationen relevant sind, zum Beispiel zur Pflege eines ISMS, und freuen Sie sich über eine Synergie, die das Beste aus beiden Systemen vereint!
Komplexität raus, Fortschritt rein!
Der wohl wichtigste Punkt, den ich gar nicht stark genug hervorheben kann, ist und bleibt: Reduzieren Sie Komplexität systematisch. Es zeigt sich oft, dass nicht die Software an sich schwierig ist, sondern deren ergebnisorientierte Nutzung durch die Konfiguration. Meistens bedarf es gar nicht einer komplizierten Lösung, um ans Ziel zu kommen, das Rad will nicht neu erfunden werden sondern braucht nur neuen Schwung.
Was Sie im Auge behalten sollten:
- Wie geht es dem System: Wer hat Admin-Rechte? Wie viele Automationen laufen im Monat? Welche Felder sind noch relevant?
- Berechtigungen vereinfachen: Arbeiten Sie mit Gruppen – und zwar richtig durchdachten!
Reduzieren Sie diese so gut es geht, um die Administration zu vereinfachen und Rollenzuweisungen an Einzelne zu vermeiden! - Projekte auf den Prüfstand: Braucht jede Abteilung wirklich ein eigenes Projekt? Oder kann man Projekte ganz smart zusammenlegen und durch Vorgangstypen, Komponenten und Labels ausreichend differenzieren?
Fazit: Weniger Aufwand, mehr Nutzen
Die Atlassian Cloud bietet leistungsstarke Werkzeuge für jede Unternehmensgröße – aber der Nutzen hängt direkt davon ab, wie sie eingesetzt werden. Wer regelmäßig aufräumt, Standards einführt und Automatisierungen nutzt, kann den Aufwand deutlich senken – bei gleichzeitig höherer Transparenz und besserer Steuerbarkeit.
Ein ISMS, ein Audit oder auch nur ein neues Teammitglied: All das funktioniert besser, wenn Prozesse sichtbar, Rollen klar definiert und Systeme aufgeräumt sind. Und genau hier setzen wir als Honicon an – mit technischer Expertise, einem klarem Blick auf Prozesse und dem Ziel, dass Ihre Systeme nicht nur funktionieren, sondern auch Freude machen, lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen.
