- Jira Cloud Automation optimiert Workflows durch automatisierte Trigger, Bedingungen und Aktionen – ohne manuelles Eingreifen und mit weniger Fehlern.
- Limitationen beachten: Plan-abhängige Ausführungslimits (z.B. 5.000/Monat) und Komplexitätsgrenzen erfordern gezielten Einsatz statt Automatisierungs-Wildwuchs.
- Automatisierungen vs. Workflows: Automation bietet flexible Trigger (Zeit, Felder, Events), während Workflows sich auf Statusübergänge konzentrieren – beide haben ihre Berechtigung.
- Best Practices: Erst optimieren, dann automatisieren – mit gründlichem Testing, regelmäßigem Monitoring und bewusstem Umgang mit API-Limits bei externen Integrationen.
Wichtige Hinweise für Admins
Als Jira-Cloud-Admin weißt du, wie mächtig Automatisierungen sein können, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz deines Teams zu steigern. Automatisierungen helfen dabei, wiederkehrende Aktionen ohne manuelles Eingreifen auszuführen, sodass du und dein Team euch auf wichtigere Aufgaben konzentrieren könnt. Automatisierungen sind nicht nur eine bequeme Lösung für die tägliche Arbeit, sondern auch eine Möglichkeit, Fehler zu reduzieren und den Workflow durch standardisierte Prozesse zu beschleunigen. Sie können verschiedene Prozesse auslösen – vom Erstellen eines Tickets über Statusänderungen bis hin zu komplexen Workflows. Doch bevor du Automatisierungen in deinem Jira-System aktivierst, solltest du die Möglichkeiten und Einschränkungen kennen, um unbeabsichtigte Unterbrechungen und Engpässe zu vermeiden.
Die Grundlagen der Automatisierungen
Jira-Cloud bietet dir viele Möglichkeiten zur Automatisierung, die du individuell an die Bedürfnisse deines Teams anpassen kannst. Automatisierungen können global für alle Projekte oder projektspezifisch definiert werden. Sie werden durch Ereignisse – etwa das Erstellen eines neuen Tickets oder das Hinzufügen eines Kommentars – ausgelöst. Die richtige Wahl des Automatisierungstyps ist entscheidend für die Effizienz deiner Prozesse.
Limitationen
Eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung von Automatisierungen in Jira-Cloud sind die Einschränkungen, die Jira festlegt und die vom jeweiligen Plan (Free, Standard, Enterprise) abhängen. Diese Grenzen betreffen sowohl die Anzahl der Ausführungen als auch die Komplexität deiner Automatisierungen.
Wenn du zum Beispiel ein Limit von 5 000 Ausführungen pro Monat hast, bedeutet das, dass innerhalb dieses Zeitraums nur diese Anzahl an automatisierten Aktionen ausgeführt werden kann. Sobald das Limit erreicht ist, werden keine weiteren Automatisierungen ausgeführt. Daher ist es wichtig, Automatisierungen gezielt einzusetzen und nur wirklich relevante Prozesse zu automatisieren. So vermeidest du, das Limit unnötig zu überschreiten.
Für jede Automatisierung gibt es außerdem eine Begrenzung für die Anzahl von Bedingungen und Aktionen, die sie enthalten darf. Zu viele Bedingungen und Aktionen innerhalb einer Regel können Wartbarkeit und Performance beeinträchtigen. Es ist daher ratsam, Automatisierungen so einfach wie möglich zu halten, um Fehler zu minimieren und die Performance zu maximieren.
Automatisierungen vs. Workflows
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unterscheidung zwischen Automatisierungen und Workflows. Während Aktionen, die über einen Workflow ausgeführt werden, durch einen Statuswechsel ausgelöst werden, sind die Auslösemöglichkeiten einer Automatisierung vielseitiger. Beide Ansätze haben ihre Daseinsberechtigung, und die Wahl des richtigen Werkzeugs ist entscheidend.
Automatisierungen können beispielsweise dazu verwendet werden, unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. wenn ein Feld ausgefüllt wurde) einen Kommentar hinzuzufügen, eine Benachrichtigung zu versenden oder einen Statuswechsel automatisch durchzuführen. Darüber hinaus können Automatisierungen zeitgesteuert ablaufen – etwa wenn täglich um 21 Uhr alle Tickets im Status „Open“ auf Vollständigkeit geprüft werden sollen: Ist ein Feld nicht ausgefüllt, wird automatisch ein Kommentar hinzugefügt.
Ein Workflow hingegen orientiert sich an der Statusfolge. Durch Bedingungen und Post-Functions lässt sich festlegen, unter welchen Umständen ein Statuswechsel zulässig ist, welche Folgen der Statuswechsel hat und ob Genehmigungen erforderlich sind, um einen Status zu wechseln.
Integration mit externen Tools
Automatisierungen bieten einen weiteren Nutzen: die Integration mit externen Tools wie Slack, Microsoft Teams oder anderen Plattformen. Sie können genutzt werden, um Benachrichtigungen zu senden oder Informationen zwischen Jira und anderen Tools auszutauschen. Ein Beispiel ist eine automatische Slack-Nachricht, wenn ein Ticket erstellt oder ein Status geändert wird.
Allerdings erfordern diese Integrationen API-Aufrufe – hier ist Vorsicht geboten. Zu viele API-Aufrufe können die Rate-Limits überschreiten und dazu führen, dass Automatisierungen langsamer ausgeführt oder sogar blockiert werden. Wenn du viele Automatisierungen mit externen Tools kombinierst, solltest du sicherstellen, dass du die API-Aufrufe effizient nutzt und regelmäßig überprüfst, ob sie das System unnötig belasten.
Strategien zur Vermeidung von Performance-Problemen
Automatisierungen können die Performance deines Jira-Systems beeinträchtigen, wenn sie zu viele Ressourcen beanspruchen. Hier sind einige Tipps, wie du Automatisierungen effizient gestaltest:
- Unnötige Automatisierungen vermeiden: Automatisiere nur wiederkehrende Aufgaben, die deinem Team wirklich Zeit sparen. Zu viele Automatisierungen – besonders für unnötige Aufgaben – belasten das System unnötig. Aus ITIL kennen wir den Grundsatz: „Erst optimieren, dann automatisieren.“
- Automatisierungen gründlich testen: Bevor du sie produktiv einsetzt, teste mit verschiedenen Szenarien, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht funktionieren und keine unerwünschten Nebeneffekte auftreten.
- Automatisierungen regelmäßig überwachen: Jira ermöglicht es, die Nutzung von Automatisierungen zu beobachten (z. B. Benachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Durchläufen und Logs). So erkennst du frühzeitig, wenn eine Automatisierung nicht wie erwartet läuft, und kannst sie entsprechend anpassen.
Zusammenfassung: Effizienz und Nachhaltigkeit
Wenn du Automatisierungen in der Cloud erstellst, kannst du das mit Atlassian Intelligence tun oder Vorlagen verwenden (dafür gibt es auch einen Bibliothek). Jira-Cloud bietet dir mächtige Werkzeuge, um Automatisierungen zu erstellen, die dein Team in der täglichen Arbeit unterstützen. Es ist jedoch wichtig, die richtigen Grenzen und Best Practices zu kennen, um die bestmögliche Performance zu erzielen.
Durch die gesammelte Erfahrung in unserem Team können wir dich dabei unterstützen, Automatisierungen zu planen und umzusetzen (hier findest du unsere liebsten Automationen). Wir schauen uns gemeinsam deine Anforderungen an, helfen bei der Entscheidung, was in eine Automatisierung passt, und optimieren sie anschließend. So schöpfst du das volle Potenzial von Jira-Automatisierungen aus, ohne das System zu überlasten oder in unerwünschte Probleme hineinzulaufen.
Nutze die Möglichkeiten von Jira-Cloud und bringe dein Team auf die nächste Stufe der Effizienz – ohne in die Falle von Performance-Problemen und unnötigen Limits zu tappen. Wir helfen dir dabei gern.
