Bei Meetings im Geschäftsalltag ist nicht nur wichtig, dass alle Beteiligten pünktlich und gut vorbereitet sind. Auch dass in den Terminen das Besprochene für Andere oder zu späteren Zeitpunkten nachvollziehbar bleibt, ist durchaus relevant. Dazu ist das klassische Mittel der Wahl das Protokollieren oder Meeting Minutes. Ein einfaches Thema, welches auch mal unterschätzt werden kann. Viele denken sich, das wichtigste sei, dass man einfach mit dem Protokollieren anfängt.
Doch das Protokollieren ist nicht immer ganz einfach. Wir haben zum Beispiel diese Probleme sehr oft von Kunden gehört und konnten diese nachvollziehen:
- Niemand möchte der Protokollant sein.
- Wenn man mitschreibt, kann man nur mühsam gleichzeitig zuhören.
- Das Protokoll ist unvollständig.
- Man wollte direkt nach dem Meeting das Protokoll schreiben und dann kam doch etwas dazwischen.
- Das Protokoll wird erst Tage nach dem Meeting verschickt.
- Protokolle werden nicht gelesen.
- Nicht jeder hat das Protokoll bekommen oder es gibt unterschiedliche Versionen.
- Im Meeting wurde viel gesagt aber jetzt macht keiner das, was besprochen wurde.
Hier gibt es klare Methoden, die Abhilfe schaffen können. Eine davon ist das Public Note-Taking. Eine intuitive Methode, die sich einfach beispielsweise mit Confluence umsetzen lässt.
Was ist das Public Note-Taking?
Public Note-Taking ist eine Methode, die wir einigen Kunden nahelegen, die ohnehin darüber nachdenken mit Confluence zu Arbeiten. Der Grund dafür ist ganz einfach: Man kann dies ganz leicht umsetzen, ohne weitere Einrichtungen in Confluence vorzunehmen. Auch wer Confluence sonst gar nicht nutzt, kann es ausschließlich dafür tun. Außerdem ist die Methode sehr anpassungsfähig, sodass man sie auf den eigenen Bedarf zuschneiden kann.
Die Methode lässt sich simpel umsetzen. Anstatt, dass eine Person schweigend in der Ecke sitzt und mitschreibt, werden die Mitschriften öffentlich im Meeting verfasst. So entsteht ein Protokoll, mit den alle Stakeholder einverstanden sind. Das Protokoll wird nicht nur als eine Dokumentation angesehen, sondern wird fester Bestandteil des Meetings, auf den auch aktiv eingegangen werden kann.
Während sich das Public Note-Taking auch beispielsweise am Flipchart oder Whiteboard durchführen lässt, empfehlen wir die digitale Variante in Confluence. Hier wird das Bild des Gerätes vom Protokollanten mit dem Beamer oder ähnlichem übertragen. Ein Mitlesen im Protokoll ist jederzeit möglich. So ist für Alle sichtbar, welche Inhalte in das Protokoll mit aufgenommen werden und es können Ergänzungen verlangt werden. Durch die Funktionen von Confluence und Atlassian können aus dem Gesagten resultierende Aufgaben direkt an Personen zugewiesen werden.
Tipp: Verfassen Sie auch schon die Agenda für ein Meeting in Confluence, sodass sich daran orientiert und darauf referenziert werden kann.
Am Ende des Meeting muss ein Protokoll nur gespeichert werden. Dadurch ist es gleich für alle in Confluence verfügbar. Sollten nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen nötig sein, sind diese nachverfolgbar, die Aktualisierungen sind für alle einsehbar und über solche wird eine Benachrichtigung versendet. Auch kann ein Protokoll direkt in weiteren Notizen oder Mitschriften verlinkt werden.
Was kann Ihnen das ermöglichen?
Viele Kunden haben Ihre Variante von Public Note-Taking in den Meeting-Alltag eingebunden und konnten sich davon Vorteile versprechen:
- Protokollieren ergibt wieder Sinn und zerrt niemanden aus dem Meeting heraus. – Mehr Aufmerksamkeit für Inhalte und Redner.
- In Protokollen werden keine Inhalte mehr vergessen. – Beteiligte weisen noch während des Meetings auf fehlende Punkte hin.
- Das Protokoll steht direkt nach dem Meeting oder bei Bedarf während dessen allen Berechtigten zur Verfügung. – Zugriff auf Protokolle direkt in Confluence.
- Protokolle sind sofort korrekt abgelegt und können im System auf Inhalte durchsucht werden. – Kein langes Warten auf das Versenden von Mitschriften.
- Gesagtes wird nicht nur festgehalten sondern auch umgesetzt. – Action-Items werden direkt in Confluence formuliert und bei Bedarf auf angebundene Systeme wie Jira übertragen.
Wenn Sie mehr über Public Note-Taking, Confluence oder andere Methoden und Lösungen erfahren wollen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. In einem unverbindlichen Erstgespräch geben wir initiale Tipps und beraten zur weiteren Vorgehensweise – individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Mit Systemen, die sich Ihnen anpassen – nicht umgekehrt.
Ein Video zum Thema:
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