Im hektischen Geschäftsalltag reicht es längst nicht aus, dass alle pünktlich und gut vorbereitet am Meeting teilnehmen. Ebenso entscheidend ist, dass die besprochenen Inhalte für andere oder für zukünftige Zeitpunkte nachvollziehbar bleiben. Doch genau hier entstehen häufig Probleme – und das klassische Protokollieren, auch bekannt als Meeting Minutes, wird zur Herausforderung.
Ein Thema, das oft unterschätzt wird: Viele glauben, dass es ausreicht, einfach mit dem Protokollieren anzufangen. Doch ohne klare Strukturen und effektive Methoden können wichtige Inhalte verloren gehen, und das Protokoll wird schnell zur lästigen Pflicht. Dabei gibt es einfache Lösungen, die das Protokollieren nicht nur erleichtern, sondern es zu einem echten Mehrwert für alle Beteiligten machen.
Vorher vs. Nachher
Protokollieren war bisher oft mühsam, fehleranfällig und hat mehr Fragen aufgeworfen als beantwortet. Mit Public Note-Taking gehört dieses Chaos der Vergangenheit an. Werfen Sie einen Blick darauf, wie sich Meetings durch diese Best Practice verändern können:
Herausforderungen beim Protokollieren
• Niemand möchte die Rolle des Protokollanten übernehmen.
• Mitschreiben erschwert das aktive Zuhören und Mitdiskutieren.
• Protokolle sind oft unvollständig oder unstrukturiert.
• Verzögerungen bei der Erstellung und Verteilung des Protokolls.
• Unterschiedliche oder veraltete Versionen kursieren.
• Protokolle werden selten gelesen oder umgesetzt.
• Entscheidungen und Aufgaben bleiben ungeklärt oder werden nicht umgesetzt.
Vorteile von Public Note-Taking
• Protokolle werden während des Meetings gemeinschaftlich und transparent erstellt.
• Alle Beteiligten können Ergänzungen und Korrekturen in Echtzeit einbringen.
• Protokolle sind unmittelbar nach dem Meeting für alle zugänglich.
• Automatisierte Zuordnung von Aufgaben und klare Verantwortlichkeiten.
• Einheitliche und nachvollziehbare Versionen in einem zentralen System (z. B. Confluence).
• Bessere Meeting-Ergebnisse durch direkte Umsetzung und Nachverfolgung von Beschlüssen.
• Effizientere Abläufe und weniger Zeitverlust bei der Protokollerstellung.
Was ist das Public Note-Taking?
Public Note-Taking ist eine Methode, die wir einigen Kunden nahelegen, die ohnehin darüber nachdenken mit Confluence zu Arbeiten. Der Grund dafür ist ganz einfach: Man kann dies ganz leicht umsetzen, ohne weitere Einrichtungen in Confluence vorzunehmen. Auch wer Confluence sonst gar nicht nutzt, kann es ausschließlich dafür tun. Außerdem ist die Methode sehr anpassungsfähig, sodass man sie auf den eigenen Bedarf zuschneiden kann.
Die Methode lässt sich simpel umsetzen. Anstatt, dass eine Person schweigend in der Ecke sitzt und mitschreibt, werden die Mitschriften öffentlich im Meeting verfasst. So entsteht ein Protokoll, mit den alle Stakeholder einverstanden sind. Das Protokoll wird nicht nur als eine Dokumentation angesehen, sondern wird fester Bestandteil des Meetings, auf den auch aktiv eingegangen werden kann.
Während sich das Public Note-Taking auch beispielsweise am Flipchart oder Whiteboard durchführen lässt, empfehlen wir die digitale Variante in Confluence. Hier wird das Bild des Gerätes vom Protokollanten mit dem Beamer oder ähnlichem übertragen. Ein Mitlesen im Protokoll ist jederzeit möglich. So ist für Alle sichtbar, welche Inhalte in das Protokoll mit aufgenommen werden und es können Ergänzungen verlangt werden. Durch die Funktionen von Confluence und Atlassian können aus dem Gesagten resultierende Aufgaben direkt an Personen zugewiesen werden.
Tipp: Verfassen Sie auch schon die Agenda für ein Meeting in Confluence, sodass sich daran orientiert und darauf referenziert werden kann.
Am Ende des Meeting muss ein Protokoll nur gespeichert werden. Dadurch ist es gleich für alle in Confluence verfügbar. Sollten nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen nötig sein, sind diese nachverfolgbar, die Aktualisierungen sind für alle einsehbar und über solche wird eine Benachrichtigung versendet. Auch kann ein Protokoll direkt in weiteren Notizen oder Mitschriften verlinkt werden.
Was kann Ihnen das ermöglichen?
Viele Kunden haben Ihre Variante von Public Note-Taking in den Meeting-Alltag eingebunden und konnten sich davon Vorteile versprechen:
- Protokollieren ergibt wieder Sinn und zerrt niemanden aus dem Meeting heraus. – Mehr Aufmerksamkeit für Inhalte und Redner.
- In Protokollen werden keine Inhalte mehr vergessen. – Beteiligte weisen noch während des Meetings auf fehlende Punkte hin.
- Das Protokoll steht direkt nach dem Meeting oder bei Bedarf während dessen allen Berechtigten zur Verfügung. – Zugriff auf Protokolle direkt in Confluence.
- Protokolle sind sofort korrekt abgelegt und können im System auf Inhalte durchsucht werden. – Kein langes Warten auf das Versenden von Mitschriften.
- Gesagtes wird nicht nur festgehalten sondern auch umgesetzt. – Action-Items werden direkt in Confluence formuliert und bei Bedarf auf angebundene Systeme wie Jira übertragen.
Wenn Sie mehr über Public Note-Taking, Confluence oder andere Methoden und Lösungen erfahren wollen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. In einem unverbindlichen Erstgespräch geben wir initiale Tipps und beraten zur weiteren Vorgehensweise – individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Mit Systemen, die sich Ihnen anpassen – nicht umgekehrt.
Keine Kosten, kein Risiko!
Kostenlose Erstberatung: Wir bieten Ihnen eine erste Beratung per Telefon oder Videocall. Gerne klären wir mit Ihnen gemeinsam, wie Sie dem Public-Notetaking in ihrem Unternehmen etablieren können.
