Handy Macros – die einfache Art zu Arbeiten

Wie sind wir auf Handy Macros gekommen?

Wir arbeiten in unserem Team mit vielen Produkten von Atlassian, darunter auch Confluence. Besonders wenn die Möglichkeit besteht den Arbeitsort flexibel zu gestalten, bietet Confluence eine tolle Oberfläche zum gemeinsamen Arbeiten. Doch so ganz ohne Hilfsmittel in Form von Apps ging es dann doch nicht. Wir haben immer wieder Projekte dokumentiert, Meeting Protokolle verfasst oder einfach unsere Aufgabenlisten dort erstellt und dabei das Bordmittel “Page Properties / Page Property Report” verwendet um den Status unterschiedlicher Aufgaben zu tracken.

Dabei ist uns schnell aufgefallen, dass wir den jeweiligen Status immer nur ändern können, wenn wir den Editor zur Bearbeitung einer Seite öffnen und außerdem haben verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Bezeichnungen für identische Status verwendet. Das brachte dann ein wenig Chaos in die Angelegenheit und gab Anlass mal im Marketplace zu schauen, ob es sinnvolle Alternativen dazu gibt.

Dabei sind wir auf die App “Handy Macros for Confluence” aufmerksam geworden.

Handy Macro Features

Die App “Handy Macros for Confluence” soll laut Hersteller StiltSoft die Benutzerfreundlichkeit anhand mehrerer Features steigern und somit den Anwendern viele Dinge des täglichen Lebens vereinfachen.

• Arbeitsabläufe verbessern
• Visualisierung bereichern
• Zeit sparen

Das ist aber natürlich noch nicht alles. Im folgenden beschreiben wir die wichtigsten Features dieser App und deren Nutzen.

Handy Status

Als ersten Schritt legt man sich ein Set von Status an. Hierbei wird unterschieden, ob es sich um persönliche oder globale Status handelt. Globale Status können von den anderen Confluence Nutzern auch verwendet und gesehen werden und sorgen dafür, dass immer gleichbleibende Statuswerte verwendet werden. So entsteht keine Verwirrung bei plötzlich anderen Bezeichnungen und deren Bedeutung.

Das Anlegen unterschiedlicher Status-Sets dient der Unterscheidung, um welche Art von Status es sich handelt. Beispielsweise können für Projekte Status XYZ und für Aufgaben Status ABC definiert und angelegt werden. Für jeden Status kann eine eigene Füllfarbe sowie Rahmenfarbe über einen Hex-Wert oder die angezeigte Farbpalette definiert werden.

Globale Sets

Persönliche Sets

Sind die Sets angelegt, kann das Macro direkt auf der gewünschten Seite verwendet werden.

Großer Vorteil dabei ist, dass die Statuswerte auch ohne den Editor Modus, direkt aus dem View Modus, verändert werden können.

Ansicht Status verändern im Editor Modus

Ansicht Status verändern im View Modus

Um Statusänderungen nachvollziehen zu können, bietet die App die Möglichkeit, sich den Verlauf anzusehen. Dort wird deutlich, wer, wann, wie den Status verändert hat.

Bei jeder Statusveränderung nutzt die App die standard Confluence Revisions-Funktion und erstellt zu jeder Änderung ein eigene Revision.

Handy Reminder

Im Standard bietet Confluence beim Erstellen von Tasks die Funktion des DueDates, dem Fälligkeitsdatum. Möchte man sich aber gern vorher oder zu einem benutzerdefinierten anderen Zeitpunkt an eine bestimmte Aufgabe erinnern lassen, so kann man mit dem Handy Macro “Handy Reminder” eine benutzerdefinierte Erinnerung an jeder Stelle einer Seite einbauen und konfigurieren.

In der Konfigurationsmaske wird eine Beschreibung sowie das Datum der Erinnerung und der Uhrzeit eingetragen. Auch sich wiederholende Erinnerungen können hier mit nur einem Klick erstellt werden.

Die Empfänger der Erinnerung werden direkt in den Einstellungen hinterlegt und können jederzeit wieder angepasst werden.

Die Erinnerung erhält der Empfänger per E-Mail und bekommt darin auch den definierten Text angezeigt.

Handy Carousel

Dieses Feature dient der verbesserten Darstellung und Präsentation von Medien wie Bildern und Videos auf einer Confluence Seite.

Der Ersteller kann zwischen einer Galerie oder einem dynamischen Karussell, welches die Inhalte rotiert, wählen. Außerdem lassen sich die Position der Navigationspfeile anpassen und auch die Anzahl der angezeigten Elemente.

Handy Page Diff*

Diese Erweiterung nutzt die “Page History” von Confluence. Auf einfache Weise können so die erstellten Versionen schnell verglichen werden. Besonders bei Seiten, die häufig angepasst und verändert werden und auf die viele Nutzer als Bearbeiter zugreifen können, ist diese übersichtliche Darstellung sehr hilfreich.

Die Anzahl der durchgeführten Änderungen sowie der Bearbeiter werden auf der Seite  oben rechts angezeigt.

Folgende weitere Funktionen bietet diese App:

Die mit * markierten Funktionen sind Erweiterungen, für die kein Einfügen eines Macros benötigt wird. Über die Administration der App selbst können diese Funktionen deaktiviert / aktiviert werden. Standardmäßig sind sie immer aktiviert.

Kosten

Die Preisgestaltung der App ist eher im preisgünstigen Segment angesiedelt. Je mehr User, desto günstiger wird es pro User. Der Einstieg liegt bei 10$ für 10 Benutzer.

Technische Daten

Aktuell wird die App für Server, Data Center und Cloud angeboten und über den Hersteller direkt supported.

Die Installation selbst erfolgt, wie von Confluence gewohnt, über die Administration und über den Universal Plugin Manager (UPM). Zum testen kann vorab eine kostenlose Testversion installiert werden, welche für 30 Tage gültig ist.

Fazit

Diese App wurde bei unserer täglichen Arbeit vollends integriert und gerade mit der Statusänderung aus dem View Modus sehr gerne verwendet. Tatsächlich passt der Name “Handy Macros” ausgesprochen gut zum Produkt, da es viele Funktionen aus dem Confluence Standard deutlich “handlicher” macht. Für alle Nutzer von Confluence können wir als Team diese App definitiv empfehlen, um Seiten benutzerfreundlicher zu gestalten und deutlich Zeit zu sparen.

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