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Refined for Jira – die clevere Art dein Kundenportal zu gestalten

Refined for Jira – die clevere Art dein Kundenportal zu gestalten

Refined for Jira by Refined
Refined for Jira by Refined

Die App “Refined for Jira” vom gleichnamigen Hersteller Refined bietet dem Nutzer die Option, sein Kundenportal in Jira (Service Desk) nach seinen Wünschen zu gestalten. Dies beinhaltet nicht nur eine farbliche Anpassung, sondern vor allem auch die Struktur der Themenbereiche und die Ansicht der anzuzeigenden Inhalte.

Funktionen von Refined for Jira

Die im Folgenden beschriebenen Funktionen werden in der Refined Administration durchgeführt. Hier werden Seiten und Kategorien erstellt, entfernt oder einfach nur organisiert.

Man baut das Kundenportal nach einer bestimmten Struktur auf:

Site Builder: Baukastensystem

Es besteht ein Unterschied, ob man Seiten für eine Jira Core / Software oder eine Jira Service Desk Instanz baut.

Bei Verwendung von Jira Core / Software, oder auch in Kombination, sind am Anfang keine Seiten angelegt, diese müssen alle vollständig manuell erstellt werden. Bei Jira Service Desk hingegen gibt es immer eine globale Jira Service Desk Seite welche äquivalent zum default Help Center ist. Auf dieser befinden sich alle neu angelegten Projekte.

Ist die globale Jira Service Desk Seite aktiviert, bedeutet dies, dass jedes Service Desk Portal in Refined aktiviert wird und dementsprechend gleich gestaltet ist.

Im Seiten-Baukasten werden die unterschiedlichen Strukturen angelegt: Kategorie → Darunter befinden sich entweder weitere Kategorien, Links oder Jira Projekte.

Ansicht im Kundenportal

Themes & Styles

Hinter diesem Menüpunkt befindet sich ein weiteres gestalterisches Tool. Neben den standardmäßigen vorgefertigten Themes & Styles, kann man sich mit Refined for Jira auch sein komplett eigenes Design zusammenstellen oder ein bereits bestehendes importieren.

Beispielsweise kann die Startseite des Kundenportals einen relativ neutralen firmenbezogenen Auftritt haben, der Bereich IT-Support allerdings wiederum einen komplett anderen.

Grundsätzlich kann man sich bei der Erstellung eines eigenen Themes austoben und anhand des Erstell-Tools Schritt für Schritt abarbeiten.

Es beginnt mit der Haupterscheinung, in welchem Stil das Theme gestaltet werden soll. Danach gestaltet man das Portal, die Anfragetypen und bei Bedarf noch Extras.

Auf jeder Ebene können Farben und Hintergrundbilder für Kopf- und Fußzeilen, Schatten der Bereiche oder Begrenzungslinien individuell eingestellt werden. Farben werden entweder über die Farbpalette ausgewählt, oder mit einem entsprechenden Farbcode z.B. in Hex-Codes.

Als weiteres technisches Highlight bietet Refined die Möglichkeit, eigene Anpassungen als HTML oder CSS hinzuzufügen. Allerdings ist hier der Hinweis angebracht, dass diese Anpassungen nicht vom Refined-Support unterstützt werden.

Gestaltungsmodule

Module werden verwendet um die Inhalte auf einer Seite darzustellen. Diese gliedern sich wiederum in folgende Kategorien:

Diese Module können beliebig auf den Seiten in den einzelnen Sektionen und Spalten positioniert werden. Jedes Modul kann separat konfiguriert werden und so auf die Bedürfnisse angepasst werden.

Berechtigungen

Über den Site-Builder werden die Berechtigungen für einzelne Seiten, Kategorien oder Sektionen vergeben, um sicherzustellen, dass den Benutzern nur relevante Inhalte angezeigt werden. Seiten können somit für folgende Benutzer freigeschaltet werden:

  • Anonyme Benutzer
  • angemeldete Benutzer
  • Benutzer-Gruppen

Bei der Vergabe der Berechtigungen ist allerdings zu beachten, dass diese die Sichtberechtigungen im Jira Service Desk nicht überschreiben. Diese müssen weiterhin im Jira konfiguriert werden.

Announcement Banner

Um wichtige Informationen direkt mit den Nutzern zu kommunizieren, kann ein sogenanntes Announcement Banner geschaltet werden. Dies erscheint ganz oben auf der Seite, so dass es es jedem Nutzer sofort ins Auge fällt. Hierbei kann unterschieden werden, ob dieses Banner global angezeigt werden soll, oder nur auf speziellen Seiten, Kategorien oder Service Desk Portalen.

Die Banner unterteilen sich in drei verschiedene Typen: Warning, Alert und Info. Die Erscheinung eines jeden einzelnen kann frei definiert werden, beispielsweise über CSS, um dem Farbschema des Unternehmens zu entsprechen.

Kosten

Die kleinste Lizenz beginnt bei 10$ für 10 Benutzer. Pro Person sind größere Lizenzen teurer, wobei es ab 2000 Benutzern wieder günstiger wird.

Technische Daten

Refined für Jira ist sowohl für Server und als auch Data Center verfügbar. Cloud Instanzen können hingegen nicht optisch angepasst werden.

Fazit

Ein tolles Tool welches sich mit Hilfe der Gestaltungselemente auch ohne Programmierkenntnisse verwenden lässt und dadurch bereits einen großen Mehrwert bietet. Inhalte werden sauber, ordentlich und gut strukturiert angezeigt und der Benutzer kann sich schnell zurechtfinden, selbst wenn das Kundenportal mehrere Bereiche, Projekte und Unterseiten verwaltet.

Neue App: Tempo Cost Tracker

Neue App: Tempo Cost Tracker

Tempo Cost Tracker ist neben Timesheets, Planner und Budgets die neueste App für Jira, der Software-Entwickler Tempo aus Montreal in 2020 hervorgebracht hat. Die App macht einen erfolgreichen Spagat zwischen einfacher, schneller Übersichtlichkeit und umfassender, detailreicher Einsicht. Im Folgenden haben wir grundlegende Fragen zu Cost Tracker aufbereitet, die uns dazu erreicht haben oder die wir uns selbst gestellt haben. Erreichen uns weitere Fragen zu der App, werden wir diese hier im Blogbeitrag ergänzen.

Warum sollte man Cost Tracker verwenden?

Die Selbstkontrolle in Bezug auf Budgets ist immer relevant. Tempo selbst sagt, die Relevanz ist darin zu sehen, dass viele sich für Tempo Timesheets (Stand Juni 2020 eine der Top 3 Apps für Jira im Atlassian Marketplace) und gleichzeitig Tempo Budgets interessieren, aber vielleicht nicht beides allumfassend nutzen wollen oder sich in Jira Cloud bewegen. Cost Tracker löst dies auf und stellt ein Produkt in der Mitte dar, das neue Synergien mit Timesheets hervorbringt. Gerade für Kunden, die bereits Timesheets nutzen und vor der Frage stehen, wie Kosten in Jira nachverfolgt werden können, ist Cost Tracker die Antwort.

In der Regel lohnt sich der Zukauf der Erweiterung, da die Kosten für die App schnell durch die Ersparnisse, die dank eines ordentlichen Nachhaltens von Kosten in Jira möglich sind, gedeckt werden.

Tempo Cost Tracker Screenshot

Wir funktioniert Cost Tracker grundlegend?

Die App eignet sich am besten für eher grobe Ansichten von Budgets. Dank einer sehr gut aufbereiteten Visualisierung sind aber auch tiefere Einblicke nach Kostenart oder aber Kostenstellen möglich. Gegen ein angegebenes Budget werden Ausgaben und angefallene Arbeit gerechnet. Letztere zieht sich Cost Tracker aus der in Jira bzw. Timesheets aufgezeichneten Arbeit; den Worklogs. Der Vorteil dessen ist, dass Arbeit nicht separat dokumentiert werden muss, sondern automatisch aus den in Jira angegebenen Worklogs errechnet wird. Ausgaben beispielsweise für Investitionen hingegen werden direkt in Cost Tracker angelegt und können mit selbstbestimmten Kategorien sortiert werden.

Tempo hat bei der Entwicklung der App darauf wert gelegt, sich an Bestehendem zu orientieren. Das bedeutet, dass die in Cost Tracker angezeigten Daten dank vorhandener Filter (JQL) und Gruppen aufbereitet werden. Bei der Berechnung eines Scopes für ein Projekt (Achtung: Hier ist ein Projekt ist nich gleich auch ein Projekt in Jira. Der Begriff ist hier doppelt belegt.) bezieht sich Cost Tracker auch lediglich auf bereits vorhandene Filter aus Jira, wobei Gruppen auch direkt im Cost Tracker ausschließlich für die Verwendung dort angepasst werden können.

Für einen tieferen ersten Einblick empfehlen wir das kurze Einführungsvideo von Tempo: https://youtu.be/9LyDFesyMv8 (auf Englisch)
Dieses beleuchtet alle wichtigen Funktionen, die man zum Einstieg braucht. Wer genauere Informationen braucht, sollte sich die Dokumentation anschauen.

Wie funktioniert die Anbindung an Tempo Timesheets?

Die Frage hier ist eher, ob sich Cost Tracker auch ohne Timesheets lohnt. Die Antwort ist, wie es schon der vollständige Name “Cost Tracker for Tempo Timesheets” im Atlassian Marketplace andeutet,  ein “Nein”, denn ohne Timesheets kann die App keine Personalkosten (Worklogs) lesen und würde nur für Ausgaben genutzt werden. In dem Fall könnte man auch auf andere Tools zurückgreifen oder dies direkt in Jira an den Vorgängen tun.

Cost Tracker liest nur Daten auf Tempo Timesheets. Es werden also keine Logs in Timesheets verändert.

Wie kann ich Tempo Cost Tracker nutzen?

Eine der größten Fragen bei neuen Apps für Jira, Confluence & Co. ist immer die Verfügbarkeit für die verschiedenen Ausführungen. Der Cost Tracker soll vorerst ausschließlich für Jira Cloud verfügbar sein. Hier folgt, so die eigene Aussage, Tempo der Strategie von Atlassian und legt seinen Fokus auf Cloud. Eine Version für Server- oder Data Center-Lizenzen gibt es nur dann, wenn dafür wirklich ein großer Bedarf entsteht. Interessenten, die solche Lizenzen nutzen, müssen sich auf die Funktionalität – zugegeben teils umfassender aber auch komplexer – von Tempo Budgets beschränken. Gleichzeitig verhält es sich so, dass Tempo Budgets, nicht für Cloud aber für Server und Data Center verfügbar bleibt.

Wieviele Währungen können angezeigt werden?

Aktuell unterstützt Cost Tracker lediglich eine einzige Währung zur Zeit, auch wenn in den Einstellungen zwischen mehreren Währungen ausgewählt werden kann. Wenn man also Projekte in mehreren Währungen im eigenen Jira pflegt, müssen diese gegebenenfalls angepasst werden. Ansonsten kann es zu Rechenfehlern kommen, wenn man versucht, solche Kosten bzw. Projekte untereinander zu vergleichen.

Können unterschiedliche Kostenfaktoren angegeben werden?

Cost Tracker berechnet die Kosten für angefallene Arbeit simpel mit den Worklogs multipliziert mit der Rate. Die Rate lässt sich nicht je Rolle berechnen. So kann beispielsweise nicht jedem Junior-Entwickler ein anderer Kostenfaktor als Senior-Entwicklern zugeordnet werden. Es lässt sich jedoch für jeden Nutzer eine andere Rate einstellen. Dies kann je nach Größe der Teams sehr umfassend werden, erlaubt aber ein sehr genaues Abbilden der tatsächlichen Kosten.

Wird Tempo Cost Tracker weiterentwickelt?

Die Entwickler bei Tempo haben eine lose, agile Roadmap für Cost Tracker. Dieser zufolge steckt die App noch in den Kinderschuhen. Man wird sich also über diverse Weiterentwicklungen und Verbesserungen freuen können. Je nach Bedarf wird angepasst, welche Funktionen als nächstes hinzugefügt oder verändert werden. Tempo möchte bei der Weiterentwicklung der App vornehmlich auf die Anfragen der Nutzer hören und nicht nur eine eigene Agenda vorantreiben. Gleiches gilt beispielsweise für die Verfügbarkeit von Tempo Cost Tracker für Jira Server oder Data Center.

Angekündigt, aber nicht fest versprochen, sind Features wie Prognosen von Kosten, Segmentierung von Budgets oder Kostenfaktoren abhängig von den Rollen der Nutzer eines Worklogs. Alles im Allem handelt es sich bei Cost Tracker von Tempo um eine klasse App, die sich weiterentwickeln wird.

Riot – Instant Messaging – wie es sein sollte

Riot – Instant Messaging – wie es sein sollte

Riot
Riot – Instant Messaging

Eine solide Lösung für unternehmensinterne Kurznachrichten und Chats ist in vielen Bereichen des Arbeitslebens unabdingbar geworden. Zusätzlich ist es wichtig, dass man ohne Platform-Barriere an der Unterhaltung teilnehmen kann. Erweiterungen, wie Instant-Telefonie oder Videochat komplettieren die Lösung in angenehmer Weise!

Matrix Synapse
Riot – Ein guter Matrix Synapse Client

Matrix Synapse – eine solide Basis

Als Basis für den Riot Chat Service setzt die Lösung auf den Matrix Synapse Service, der unter der Apache Open Source Lizenz veröffentlicht wurde und somit für jedermann betreibbar ist. Das zugrundeliegende Konzept des Dienstes ist der verteilte Ansatz mit Federation. Somit kann jeder, der einen eigenen Chat-Server betreiben möchte, diesen Server mit anderen Verbinden, so dass ein großes voneinander unabhängiges Netzwerk entsteht.

Gruppenchat & Videotelefonie

Direktnachrichten und Gruppenchats zählen zu den Kernfunktionen von Riot. Auch Audio- und Videotelefonie 1:1 werden abgebildet. Für Gruppenvideo kommt Jitsi zum Einsatz. Hierbei ist die Integration nahtlos und man kann via Riot Client, Jitsi Client oder WebRTC an den Konferenzen teilnehmen.

Gruppenchat & Videotelefonie
Verschiedene Kommunikationswege
Integrationen
Diverse Standardintegrationen

Riot Integrationen

Das Riot System bietet viele Erweiterungen an, mit denen man andere Systeme in die Chat-Umgebung integrieren kann. Falls die angebotenen Lösungen nicht ausreichen, kann man selbst mit offenen Schnittstellen (REST) das System erweitern, um zum Beispiel das unternehmensinterne Monitoring Tool oder auch die Atlassian Tools zu integrieren. Auch Integrationen in andere Plattformen, wie Slack sind mit dem Tool möglich. Andere Bridges, wie unter anderem welche zu Facebook oder WhatsApp können für den Anwender sehr interessant sein.

Verschlüsselte Kommunikation

Matrix Synapse und auch Riot bieten die Möglichkeit, Chaträume (Direkt oder Gruppe) zu verschlüsseln. Hierbei werden dann die Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Verifikation neuer Chatpartner oder Programme erfolgt bequem innerhalb der Anwendung mittels Emojis, die verglichen werden.

Verschlüsselte Kommunikation
Verifikation der Chatpartner
Riot Apps
Plattformen für die Riot App
Instant Messaging Clients
Clients

Instant Messaging Clients

Für die einfache Handhabung stehen zahlreiche Client-Programme zur Verfügung. Neben dem WebClient, der mittels Browser gestartet wird, stehen auch für die Desktop-Betriebssysteme Windows, macOS, Linux sowie die mobilen Betriebssysteme Android und iOS Apps bereit. Auch 3rd Party Apps, die die Funktion integrieren sind vorhanden (z. B. Rambox).

Communities

Mit Communities kann man eigene Arbeitsbereiche innerhalb von Riot schaffen, um die Übersichtlichkeit zu wahren. Zu diesen Communities können dann nicht nur Mitglieder des eigenen Matrix Servers eingeladen werden, sondern – auch wie in anderen Bereichen von Riot – externe Chatpartner.

Riot Communities
Communities
Riot Setup Ansible Script
Ansible Docker Deployment

Setup und Installation

Das Aufsetzen und der Betrieb von Riot und Matrix Synapse ist sehr flexibel, da verschiedene Arten des Betriebs möglich sind. Entweder als gehostete Variante, die dann bei einem Anbieter im Internet läuft, oder auf dem eigenen Server. Wir haben uns für letztere Variante entschieden und nutzen ein auf Docker basierendes Ansible Playbook für die Konfiguration und Installation. Hier wird neben den Einstellungen auch die Möglichkeit geschaffen, Bausteine, die nicht zum Kern der Lösung gehören, direkt mit einzurichten.

Ausblick und Fazit

Wir haben mit Riot und dem Matrix Synapse Server sehr gute Erfahrungen gemacht. Nicht nur konnten wir Features, die bei anderen Anbietern als Premium Features berechnet werden nutzen (wie Videotelefonie und unbegrenzte Chaträume und -verläufe), sondern auch unsere eigenen Tools wie Icinga2 oder auch die Atlassian Toolchain integrieren. Hierbei ist für uns wichtig, dass Daten von unseren Systemen nicht wahllos über Server Anderer im Netz laufen, sondern wir die Datenhoheit behalten.

ProForma: Formulare & benutzerdefinierte Felder für Jira

ProForma: Formulare & benutzerdefinierte Felder für Jira

Wie sind wir auf ProForma gekommen?

Ein Kunde hat uns damit beauftragt, im Rahmen eines Pilotprojektes seinen Prozess abzubilden. Dabei wurde definiert, dass an verschiedenen Workflow-Schritten diverse Tätigkeiten durch den zugewiesenen Mitarbeiter durchgeführt werden sollen.

Um nun also nicht jeden dieser Schritte als eigenen Workflow-Übergang bzw. Status darstellen zu müssen und so den Prozess selbst enorm in die Länge zu ziehen, haben wir uns entschieden, zu jedem Status ein entsprechendes Formular zu gestalten.

Dieses konnte der Mitarbeiter wie eine Checkliste abarbeiten, sich markieren welche Punkte erledigt, offen oder noch in Klärung sind und hatte somit eine gute Übersicht an welchem Punkt sich der Vorgang gerade befindet. Erst wenn alle Punkte der Checkliste abgearbeitet waren und das Formular übermittelt wurde, konnte anhand einer Automation der Status des Vorgangs direkt weitergeschaltet werden und der Mitarbeiter spart sich dadurch einen weiteren Schritt.

Features

ProForma von ThinkTilt

Der App-Hersteller ThinkTilt hat es sich mit seiner App ProForma zur Aufgabe gemacht, dynamische Formulare und Checklisten für Jira zu gestalten.

Mit Jira Bordmitteln ist es in dem Umfang nicht möglich, Abhängigkeiten von auszufüllenden Feldern zu gestalten. Dieses Problem lässt sich allerdings mit ProForma einfach und vor allem übersichtlich lösen.

Form Builder

Der FormBuilder wurde in der neuen aktuellen Version (8.1.3) von ProForma deutlich verbessert und mit neuen Features zur strukturellen Gestaltung erweitert. So können nun auch Spalten oder Tabellen eingebaut werden und geben dem Formular eine schönere Formatierung.

Formulare, die Sie aktuell in Ihrem Unternehmen in Papierform oder als PDF nutzen, können nachgebaut und direkt innerhalb eines Jira Issues verarbeitet werden. Dies wiederum reduziert gleichzeitig das Anlegen von unzähligen benutzerdefinierten Feldern, da die Inhalte aus den Formularen entweder im Formular hinterlegt bleiben oder man verknüpft die Formularfelder mit bereits bestehenden benutzerdefinierten Feldern, um diese am Jira Issue zu befüllen.

Des Weiteren bietet ProForma die Möglichkeit innerhalb des Formulars dynamische Abfragen zu gestalten. Klickt man bei einer Frage Ja, erscheint die Abfrage A, klickt man Nein, erscheint Abfrage B. Dabei können nicht nur einzelne Felder ein- bzw. ausgeblendet werden, sondern ganze Bereiche (Sections).

ProForma kann aber nicht nur innerhalb eines Jira Issues, sondern auch direkt im Service Desk angewendet werden, um umfangreiche Informationen sortiert und strukturiert abzufragen. Es lassen sich mit einfachen Mitteln Hinweise oder auch Beispiele einfügen, die den Nutzern erklärt, was genau zu tun ist.

Ist das Formular vom Nutzer vollständig ausgefüllt, wobei hier auf die festgelegten Pflichtfelder zugegriffen wird, wird eine der folgenden Optionen durchgeführt. Diese wurden bei Formularerstellung festgelegt und können nicht innerhalb eines Vorgangs variieren.

Automation

Wird das Ausfüllen eines Formulars zwingend benötigt, um den Fortgang eines Vorgangs zu steuern, so kann man anhand der Automation einstellen, dass nach Übermittlung des Formulars:

  • Das Formular zur Bearbeitung geschlossen wird
  • der nächste gewünschte Übergang zum nächsten Status durchgeführt wird
  • und somit der nächste Bearbeiter z.B. das Formular prüfen kann

Dies erspart dem User einen weiteren Klick im Jira Vorgang selbst und verhindert, dass unnötig lange Durchlaufzeiten entstehen, sollte der User das Weiterschalten vergessen. 

Die Automation selbst wird vom Ersteller des Formulars direkt im FormBuilder definiert und nicht im Workflow des Jira Vorgangs. Die Zusammensetzung der Abfrage erfolgt durch eine Maske im Wenn-Dann-Stil. 

Kosten

10$ pro User ist für diese App der Einstiegspreis (Server). Günstiger wird es aber erst bei über 500 Nutzern. Demnach ist der Preis im Rahmen.

Technische Daten

ProForma ist aktuell für Cloud, Server und DataCenter verfügbar und wird auch weiterhin vom Hersteller unterstützt. Es kann in Jira Software, Core und Service Desk integriert werden.

Fazit

Grundsätzlich bietet ProForma einige Funktionen, die im Jira so im Standard nicht möglich sind und  sorgt für ein aufgeräumtes Erscheinungsbild. Allerdings muss man sich im Vorwege klar sein, welchen Weg man beim Aufsetzen eines neuen Workflows in Jira einschlagen möchte. Strukturiert man sich lieber mit Vorgangstypen und eigenen Workflows sowie benutzerdefinierten Feldern oder greift man auf ein dynamisches Formular zurück, welches anschließend die wichtigen Felder im Jira Vorgang befüllt und verarbeitet. 

Entscheidet man sich für die zweite Methode, lassen sich viele Papierformulare im Unternehmen problemlos ersetzen und “platzsparend” in einem Jira Vorgang unterbringen. ProForma ist es also definitiv wert, ausprobiert zu werden!

Handy Macros – die einfache Art zu Arbeiten

Handy Macros – die einfache Art zu Arbeiten

Wie sind wir auf Handy Macros gekommen?

Wir arbeiten in unserem Team mit vielen Produkten von Atlassian, darunter auch Confluence. Besonders wenn die Möglichkeit besteht den Arbeitsort flexibel zu gestalten, bietet Confluence eine tolle Oberfläche zum gemeinsamen Arbeiten. Doch so ganz ohne Hilfsmittel in Form von Apps ging es dann doch nicht. Wir haben immer wieder Projekte dokumentiert, Meeting Protokolle verfasst oder einfach unsere Aufgabenlisten dort erstellt und dabei das Bordmittel “Page Properties / Page Property Report” verwendet um den Status unterschiedlicher Aufgaben zu tracken.

Dabei ist uns schnell aufgefallen, dass wir den jeweiligen Status immer nur ändern können, wenn wir den Editor zur Bearbeitung einer Seite öffnen und außerdem haben verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Bezeichnungen für identische Status verwendet. Das brachte dann ein wenig Chaos in die Angelegenheit und gab Anlass mal im Marketplace zu schauen, ob es sinnvolle Alternativen dazu gibt.

Dabei sind wir auf die App “Handy Macros for Confluence” aufmerksam geworden.

Handy Macro Features

Die App “Handy Macros for Confluence” soll laut Hersteller StiltSoft die Benutzerfreundlichkeit anhand mehrerer Features steigern und somit den Anwendern viele Dinge des täglichen Lebens vereinfachen.

Handy Macro
StiltSoft – Hersteller Handy Macros for Confluence
  • Arbeitsabläufe verbessern
  • Visualisierung bereichern
  • Zeit sparen

Das ist aber natürlich noch nicht alles. Im folgenden beschreiben wir die wichtigsten Features dieser App und deren Nutzen.

Handy Status

Als ersten Schritt legt man sich ein Set von Status an. Hierbei wird unterschieden, ob es sich um persönliche oder globale Status handelt. Globale Status können von den anderen Confluence Nutzern auch verwendet und gesehen werden und sorgen dafür, dass immer gleichbleibende Statuswerte verwendet werden. So entsteht keine Verwirrung bei plötzlich anderen Bezeichnungen und deren Bedeutung.

Das Anlegen unterschiedlicher Status-Sets dient der Unterscheidung, um welche Art von Status es sich handelt. Beispielsweise können für Projekte Status XYZ und für Aufgaben Status ABC definiert und angelegt werden. Für jeden Status kann eine eigene Füllfarbe sowie Rahmenfarbe über einen Hex-Wert oder die angezeigte Farbpalette definiert werden.

Globale Sets

Persönliche Sets

Sind die Sets angelegt, kann das Macro direkt auf der gewünschten Seite verwendet werden.

Großer Vorteil dabei ist, dass die Statuswerte auch ohne den Editor Modus, direkt aus dem View Modus, verändert werden können.

Ansicht Status verändern im Editor Modus

Ansicht Status verändern im View Modus

Um Statusänderungen nachvollziehen zu können, bietet die App die Möglichkeit, sich den Verlauf anzusehen. Dort wird deutlich, wer, wann, wie den Status verändert hat.

Bei jeder Statusveränderung nutzt die App die standard Confluence Revisions-Funktion und erstellt zu jeder Änderung ein eigene Revision.

Handy Reminder

Im Standard bietet Confluence beim Erstellen von Tasks die Funktion des DueDates, dem Fälligkeitsdatum. Möchte man sich aber gern vorher oder zu einem benutzerdefinierten anderen Zeitpunkt an eine bestimmte Aufgabe erinnern lassen, so kann man mit dem Handy Macro “Handy Reminder” eine benutzerdefinierte Erinnerung an jeder Stelle einer Seite einbauen und konfigurieren.

In der Konfigurationsmaske wird eine Beschreibung sowie das Datum der Erinnerung und der Uhrzeit eingetragen. Auch sich wiederholende Erinnerungen können hier mit nur einem Klick erstellt werden.

Die Empfänger der Erinnerung werden direkt in den Einstellungen hinterlegt und können jederzeit wieder angepasst werden.

Die Erinnerung erhält der Empfänger per E-Mail und bekommt darin auch den definierten Text angezeigt.

Handy Carousel

Dieses Feature dient der verbesserten Darstellung und Präsentation von Medien wie Bildern und Videos auf einer Confluence Seite.

Der Ersteller kann zwischen einer Galerie oder einem dynamischen Karussell, welches die Inhalte rotiert, wählen. Außerdem lassen sich die Position der Navigationspfeile anpassen und auch die Anzahl der angezeigten Elemente.

Handy Page Diff*

Diese Erweiterung nutzt die “Page History” von Confluence. Auf einfache Weise können so die erstellten Versionen schnell verglichen werden. Besonders bei Seiten, die häufig angepasst und verändert werden und auf die viele Nutzer als Bearbeiter zugreifen können, ist diese übersichtliche Darstellung sehr hilfreich.

Die Anzahl der durchgeführten Änderungen sowie der Bearbeiter werden auf der Seite  oben rechts angezeigt.

Folgende weitere Funktionen bietet diese App:

MacroFunktion
Handy Time StampSetzen eines manuellen Zeitstempels
Handy Tippmarkieren eines Textes um, bei Mouse-over einen Tipp / Hinweis hinzuzufügen
Handy Button
erstellt einen Button mit Link auf eine andere Seite
öffnet nach Bedarf im neuen Tab
Handy Cards
Tool zur Erstellung von Seitenvorschauen auf der aktuellen Confluence Seite
Vorschau von Child-Pages, nach Labels etc.
Handy Date
anpassen von Datumsangaben aus dem View Modus
Verwendung des Tastenkürzels “//”
Handy Tasks*
Erstellen und Hinzufügen neuer Tasks aus dem View Modus
Handy Heading*
kopieren eines Links zur gewünschten Überschrift in die Zwischenablage
Handy Social Button
Button zum teilen von Links auf den Social Media Plattformen Twitter, LinkedIn, Facebook.

Die mit * markierten Funktionen sind Erweiterungen, für die kein Einfügen eines Macros benötigt wird. Über die Administration der App selbst können diese Funktionen deaktiviert / aktiviert werden. Standardmäßig sind sie immer aktiviert.

Kosten

Die Preisgestaltung der App ist eher im preisgünstigen Segment angesiedelt. Je mehr User, desto günstiger wird es pro User. Der Einstieg liegt bei 10$ für 10 Benutzer.

Technische Daten

Aktuell wird die App für Server, Data Center und Cloud angeboten und über den Hersteller direkt supported.

Die Installation selbst erfolgt, wie von Confluence gewohnt, über die Administration und über den Universal Plugin Manager (UPM). Zum testen kann vorab eine kostenlose Testversion installiert werden, welche für 30 Tage gültig ist.

Fazit

Diese App wurde bei unserer täglichen Arbeit vollends integriert und gerade mit der Statusänderung aus dem View Modus sehr gerne verwendet. Tatsächlich passt der Name “Handy Macros” ausgesprochen gut zum Produkt, da es viele Funktionen aus dem Confluence Standard deutlich “handlicher” macht. Für alle Nutzer von Confluence können wir als Team diese App definitiv empfehlen, um Seiten benutzerfreundlicher zu gestalten und deutlich Zeit zu sparen.

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Katharina Knispel
Katharina Knispel
Team Honicon
Jitsi Meet – Sichere Videokonferenzen

Jitsi Meet – Sichere Videokonferenzen

Jitsi Meet
Jitsi Meet – Remote Sichere Videokonferenzen

Einleitung

Aktuell ist eine funktionierende, einfach zu bedienende Videokonferenzlösung kaum noch aus dem Alltag vieler Menschen wegzudenken. Auch wir bei Honicon haben uns der Herausforderung gestellt und einige Lösungen verschiedener Anbieter ausprobiert und getestet. Neben den kommerziellen Angeboten, wie Zoom oder WebEx haben wir auch im OpenSource-Markt geschaut. Was genau möglich ist und was vielleicht eine vielversprechende Lösung ist, war für uns relevant. Für uns sind Kriterien, wie

  • das einfache Teilnehmen via Webbrowser 
  • die einfache, aber klare Menüführung innerhalb der Lösung
  • Teilnahme für registrierte Mitarbeiter sowie beliebig viele Kunden
  • kostengünstig und möglichst mehrfach gleichzeitig nutzbar
  • Desktop- und Mobil-Apps für den einfachen Gebrauch

wichtig. Gerade der Punkt, es mit Anwendern aus dem eigenen Hause, sowie Kunden, Lieferanten und Interessenten zu nutzen, war uns besonders wichtig. Die Lösung, die uns nach unserer Testphase von vier Wochen durchgängig überzeugt hat, möchten wir hier vorstellen: Jitsi Meet

Technischer Hintergrund 

Jitsi Meet ist eine Open Source Applikation (JavaScript), die mittels WebRTC eine Videokonferenzlösung bereitstellt. Hierbei wird explizit Wert auf Sicherheit und Vertraulichkeit gelegt. So werden beispielsweise alle Sitzungen verschlüsselt – sowohl client- als auch serverseitg. Auch das anonyme Beitreten zu Konferenzen ist möglich, da das System im Standard so eingestellt ist, dass keinerlei Aufzeichnungen durchgeführt werden. Es gibt mehrere Anbieter, die eine sogenannte Videoconference-Bridge auf Basis von Jitsi Meet kostenlos anbieten. Auch Features, die bei anderen Anbietern kostenpflichtig sind, wie etwa HighDefinition, sind bei Jitsi Meet im Standard enthalten. 

WebRTC
Docker Container
Einfache Installation via Docker Container

Einrichtung und Konfiguration von Jitsi Meet

Es gibt diverse Möglichkeiten die Server-Software selbst zu installieren. Neben der klassischen Installation als Dienst auf einem Server, gibt es auch vorgefertigte Docker Images. Zum einfachen Start haben wir uns bei Hetzner eine kosteneffiziente Cloud-Instanz aufgesetzt, um darüber Jitsi Meet zur Verfügung zu stellen. Vorteil dabei ist, dass keinerlei Firewall Konfiguration in der eigenen Infrastruktur notwendig ist und die Maschine leicht skaliert werden kann. Unsere Erfahrung zeigt bereits, dass Jitsi Meet in Bezug auf die notwendige Rechenpower sehr sparsam ist.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, beispielsweise via LDAP eine Authentifizierung einzubinden, um das Starten einer Konferenz nur bestimmten Benutzern zu erlauben. Auch das gemeinsame Zeichnen und Schreiben via Etherpad ist möglich. Wir haben zusätzlich zum Jitsi Meet noch eine Kopplung zu unserer Telefonanlage von 3CX via SIP hergestellt, was uns ermöglicht, direkt noch weitere Teilnehmer per Telefon in Konferenzen einzubeziehen. Die dafür verwendete Komponente heißt Jigasi und kommt aus der Jitsi Meet Entwicklung. Zur Erweiterung stehen noch einige andere Bridges zur Verfügung – eine Liste findet man auf der Github Seite des Projekts. 

Datenschutz und Datenweitergabe

Als klarer Vorteil gegenüber vieler anderer Tools, die durch Firmen bereitgestellt werden, ist dass man selbst entscheiden kann, ob bzw. welche Daten erhoben werden. Diese Daten werden nicht, wie zum Beispiel bei Zoom mit der dahinterstehenden oder womöglich einer dritten Firma geteilt, wie in der Vergangenheit aufgedeckt wurde. Auch die Notwendigkeit sich erst vor einem Meeting mit einem Account und lästigen Überprüfungen herumzuschlagen entfällt für Teilnehmer. 

Verschlüsselung
Aktuell werden die Daten auf dem Server zur Verteilung einmal entpackt. Hier hat der Betreiber des Servers die Möglichkeit, einfach in den Datenstrom einzugreifen. Die gerade in der Entwicklung befindliche Variante (unten) wird noch für 2020 erwartet.
Insertable Streams
Neues Verschlüsselungskonzept auf Basis von Insertable Streams
Jitsi Meet App Store
Jitsi Meet im App Store

Desktop- und Mobil-Apps

Jitsi Meet bringt standardmäßig eine Web-App mit, mit der man unabhängig vom Betriebssystem mit aktuellem Browser, der WebRTC unterstützt, an Meetings teilnehmen kann. Uns war hierbei wichtig, dass eine Teilnahme an Meetings auch ohne vorherige Installation von Software (Middleware) möglich ist. Für Windows und macOS, via Brew:

brew cask install jitsi-meet

gibt es außerdem fertige Software, um direkt auf dem Desktop eine App zu starten. Für Android und iOS stehen auch Versionen der Jitsi Meet Clients zur Verfügung.

Fazit und Ausblick

Wir bei Honicon haben mit Jitsi Meet sehr gute Erfahrungen gemacht und haben es in unseren Alltag integriert. Besonders gefällt uns dabei die Flexibilität und die Robustheit, auch mit schmalbandingen Anschlüssen oder via Telefon teilnehmen zu können. In einem der kommenden Blog-Beiträge werden wir dann auf Riot eingehen, ein OpenSource Tool für Chat im Unternehmen, welches sich sehr gut mit Jitsi Meet verknüpfen lässt.

Riot Chat
Tipps und Tricks für den Alltag – Jira Datumsanzeige ändern

Tipps und Tricks für den Alltag – Jira Datumsanzeige ändern

Hier kurz und knapp aus der Kategorie Jira Tipps und Tricks für den Alltag – Anpassen der Jira Datumsanzeige an die hier übliche Formatierung.

Problemstellung: Amerikanische Jira Datumsanzeige

Jira Datumsanzeige

In Europa und gerade in Deutschland sind wir es gewohnt, das ein Datum im Format Tag.Monat.Jahr angegeben wird. In Jira ist es im Standard – auch bei der Installation in Deutsch – der Fall, dass die Daten in der Amerikanischen Schreibweise angegeben werden Tag/Monat/Jahr. Auch die Anzeige von Uhrzeiten hat die 12-Stunden Logik mit am und pm.

Umstellen auf deutsche Datumsanzeige – Systemeinstellungen

Um nun das verwendete Datum auf das in Deutschland übliche Format zu stellen, müssen Sie in den Jira Systemeinstellungen -> Erweiterte Einstellungen als Administrator die folgenden Werte ändern:

EinstellungWert
jira.date.picker.javascript.formatdd.MM.yyyy
jira.date.picker.javascript.format%d.%m.%Y
jira.date.time.picker.java.formatdd.MM.yyyy HH:mm
jira.date.time.picker.javascript.format%d.%m.%Y %H:%M

Umstellen auf deutsche Datumsanzeige – Gestaltungsoptionen

Um nun die Datumsanzeige auf das in Deutschland übliche Format zu stellen, müssen Sie in den Jira Systemeinstellungen -> Jira Gestaltung als Administrator die folgenden Werte ändern:

EinstellungWert
ZeitformatHH:mm
DatumsformatEEEE HH:mm
Vollständiges Datums-/Zeitformatdd.MM.yyyy HH:mm
Format Tag/Monat/Jahrdd.MM.yyyy
ISO8601Ja

Die ISO8601 definiert hier zusätzlich die Anzeige von Kalenderwochen ermöglicht, die mit denen der meisten hier zu Lande üblichen Wandkalender übereinstimmt.

Remotes Arbeiten – unabhängig von Raum und Zeit

Remotes Arbeiten – unabhängig von Raum und Zeit

Viele wünschen es sich, einige genießen es bereits, manche meiden es und andere kennen es nur von Erzählungen. Hier geht es um Remotes Arbeiten.

Remotes Arbeiten

In der heutigen Zeit legen Mitarbeiter mehr Wert auf die sogenannte Work-Life-Balance. Darunter verstehen sie nicht nur die Vereinbarkeit aus Familie und Job, sondern vor allem die flexible Gestaltung von Arbeitsorten und -zeiten. Als Voraussetzung dafür muss allerdings die Infrastruktur im Unternehmen passen, sprich die Technik.

Nicht nur E-Mails sollen von zu Hause bearbeitet werden können, sondern auch auf alle anderen Systeme, die im täglichen Gebrauch sind, soll zugegriffen werden können. 

Aber wie steht es um die Kommunikation mit den Kollegen? Klar, es gibt Telefone, aber wie wäre es mit einer zeitgemäßeren Option? Wir nutzen bei uns von Anfang an Slack als häufigstes Kommunikationsmittel im Team. Es eignet sich hervorragend für Abstimmungen, Nachverfolgung von Aktivitäten durch Einbindung in Ihre Jira Instanz, Anlage unterschiedlicher Channels z.B. für einzelne Abteilungen oder Themen und vieles mehr. Dieses Tool macht Kommunikation schlicht und ergreifend simpel und effizient.

Durch die Anbindung einer Jira Instanz erhält man Benachrichtigungen über neue Vorgänge, insbesondere über die, mit einer hohen Priorität sowie Informationen, wenn ein Kollege einen Vorgang kommentiert, bearbeitet oder abschließt. Sie bleiben also jederzeit im Bilde, was auf dem System vor sich geht, ohne ständig dort angemeldet zu sein oder massig E-Mail-Benachrichtigungen zu wälzen.

Neben Slack verwenden wir auch Atlassian Confluence, da es uns als Team die Möglichkeit gibt, Dokumente zentral und geordnet zu erstellen und zu bearbeiten. Gleichzeitiges Bearbeiten von Seiten durch mehrere Teammitglieder ist dabei überhaupt kein Problem mehr! Außerdem ist dazu keine lokale Software notwendig, da die Applikation webbasiert ist – sie kann also allein mit einer funktionierenden Internetleitung verwendet werden.

Die andere Möglichkeit ist, dass sie mit Jira, Confluence oder auch Slack komplett mobil arbeiten können. Jede Software bietet Ihnen eine eigene App für das Smartphone oder Tablet mit der Sie genau so komfortabel arbeiten können, wie am Computer.

Ein weiterer Vorteil des Remote Arbeitens ist das schnelle Reagieren auf externe Faktoren. Wie beispielsweise blockierte Arbeitswege aufgrund von Stürmen oder gesundheitliche Vorsorge. So konnte die Honicon dank der bereits etablierten Homeoffices schnell auf die Corona-Vorfälle Anfang 2020 reagieren und besorgte Mitarbeiter konnten den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln und damit verbundenes Ansteckungsrisiko meiden.

Flexibler Arbeitsort

Doch natürlich ist Remotes Arbeiten nicht für jeden Mitarbeiter das richtige. Einige schätzen die Konversationen mit Kollegen oder auch Meetings und Workshops profitieren oftmals von der Anwesenheit der Teilnehmer.

Die gesunde Mischung macht es: So sollte Mitarbeitern die Möglichkeiten des Remote Arbeitens gegeben werden aber gleichzeitig sollte ihnen offen stehen, die Räumlichkeiten des Arbeitgebers gemeinsam zu nutzen.

Damit das Remote Arbeiten perfekt funktioniert, unterstützen wir Sie bei der Umsetzung und beraten Sie gern zu verschiedenen Lösungsansätzen!

Remotes Arbeiten – kurz zusammengefasst:

  • Flexible Arbeitsumgebung dank webbasierter Software
  • Eigene Apps zur mobilen Nutzung
  • Erhalt der Kommunikation und Teamarbeit
  • Informationsverbreitung ohne Umwege

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Katharina Knispel
Katharina Knispel
Team Honicon
Relaunch der Webseite

Relaunch der Webseite

In den letzten Wochen haben wir stark an einer frischen Version unserer Webseite gearbeitet. Das Ergebnis dieser harten Arbeit sehen Sie schon heute, wenn Sie diesen Blogbeitrag lesen. Womöglich haben Sie auch schon vorher diese Veränderung bemerkt, da wir relativ zügig eine erste lauffähige Version veröffentlicht haben und an dieser kontinuierlich weitergearbeitet haben.

Ziel des Relaunches von honicon.com war es, Interessenten und Kunden einen besseren Überblick über die Leistungen der Honicon GmbH zu geben und dabei gleichzeitig ein wenig Wissen zu vermitteln. Über die folgenden Dinge können Sie sich auf der neuen Webseite freuen:

  • umfassende Inhalte zu unseren Schwerpunkten
  • immer wieder aktuelle (Blog-)Beiträge zu relevanten Themen: News
  • Informationen zum Unternehmen und unseren Qualifikationen
  • Verfügbarkeit der Inhalte auf Deutsch und auf Englisch
Honicon Webseite

Was uns bei der neuen Webseite wichtig war

Die neue Homepage sollte es vor allem Honicon ermöglichen, einfach und schnell über Themen zu informieren und dabei eine entsprechende Aktualität zu gewährleisten. Während die alte Webseite mit eher statischen Inhalten gearbeitet hat, bei denen Änderungen mit großem Aufwand verbunden waren, bauen wir mit der neuen Webseite auf das Content Management System WordPress, um auch die Möglichkeit von dynamischen Inhalten zu nutzen. Neben diversen weiteren Vorteilen können nun mehrere Redakteure an Inhalten arbeiten und ein eigener Blog sowie die Integration von weiteren Funktionen ist uns damit erleichtert.

Natürlich waren auch Aspekte, wie die technische Sicherheit sowie Geschwindigkeit der verwendeten Systeme und somit eine Attraktivität für Besucher sowie Suchmaschinen ein großes Augenmerk. Ein wichtiges Anliegen war es uns, dabei möglichst auf etwaige Dienstleister zu verzichten. So beispielsweise nutzen wir die Webseite ohne typische Dienste wie Google Analytics. Damit können unsere Inhalte auch abgerufen werden, ohne dass man sich als Besucher gleich Gedanken über das Ablehnen diverser Cookies im Rahmen der DSGVO machen muss. Personenbezogene Daten sind bei uns in sicheren, ausgewählten Händen.

Das aufgeräumte Design der Webseite soll es unseren Interessenten und Kunden einfach machen, nötige Informationen schnell zu finden und Kontakt aufzunehmen. So finden sich die nötigen Kontaktinformationen immer unten auf jeder Seite im sogenannten Footer.

Bei der Pflege der Zweisprachigkeit sollte es sowohl für uns als auch für Besucher möglichst einfach sein. Der Besucher kann von jeder Seite aus direkt zwischen den zwei Sprachen wechseln und wird nicht, wie bei der alten Homepage, beim Umschalten der Sprache wieder auf die Startseite verwiesen und muss von dort aus wieder zu relevanten Inhalten navigieren. Für die Verwaltung der Sprachen im Hintergrund bleibt für uns in der Administration klar, welche Unterseiten bereits über eine englischsprachige Variante verfügen und welche nicht.

Feedback zu unserer Webseite

Wir freuen uns, wenn Ihnen die neue Homepage gefällt und die ein oder andere Weiterempfehlung erfolgt.

Weiteren Verbesserungen an unserer Webseite stehen wir offen gegenüber. Melden Sie sich gern, sollte etwas auffallen.