Vom Antragsprozess bis zur Projektsteuerung – Jira & Confluence in der öffentlichen Verwaltung

In Landratsämtern, Landkreisverwaltungen kommunalen Unternehmen und städtischen GmbHs erfordern Entscheidungen oft mehrere Abstimmungsschritte bevor sie final getroffen werden.

Genehmigungsketten reichen über Fachbereiche hinweg bis auf Landratsebene, Zwischenabstimmungen brauchen Zeit, Fristen richten sich nicht nach Quartalszahlen, sondern nach politischen Gremien. Diese Rahmenbedingungen verlangen nach Systemen, die diesen Takt verstehen, ohne Tempo aus der Digitalisierung zu nehmen.

Honicon begleitet Verwaltungen und kommunale Betriebe genau an diesem Punkt. Wir beraten einen Landkreis im Rahmen des Betriebs und der stetigen Weiterentwicklung seiner IT-Prozesse auf Basis von Jira, Confluence und Assets.

In einer städtischen Tochtergesellschaft arbeiten wir eng mit Fachabteilungen, IT-Leitung und Geschäftsführung zusammen, um Abläufe von der Antragstellung bis zur Projektabnahme zu straffen.

Strukturen der öffentlichen Hand in digitale Prozesse übersetzen

Jira und Confluence bilden nicht einfach nur Tickets und Wikiseiten ab. Richtig konfiguriert, verknüpfen sie Fachverfahren, interne Genehmigungswege und Projektplanung so, dass jeder Schritt dokumentiert, nachvollziehbar und revisionssicher abläuft. In der Verwaltung bedeutet das: Abbildung der formalen Antragstellung, automatische Zuweisung an die zuständige Stelle, Prüf- und Freigabeprozesse in der passenden Reihenfolge, Protokollierung auf Ebene einzelner Arbeitsschritte.

Unsere Erfahrung mit Behördenstrukturen sorgt dafür, dass kein Workflow im luftleeren Raum entsteht. Vorgaben aus Geschäftsordnungen, interne Zuständigkeiten und Mitzeichnungsrechte fließen in die Konfiguration ein. Ein Antrag durchläuft so digital denselben Weg wie bisher auf Papier – nur schneller, transparenter und mit weniger Medienbrüchen.

Datenschutz und Dokumentationspflicht fest integriert

In der öffentlichen Verwaltung gelten strenge Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Jira und Confluence müssen diese nicht nur erfüllen, sondern auch nachweisbar dokumentieren. Wir berücksichtigen Vorgaben der DSGVO und landesrechtliche Bestimmungen direkt bei der Prozessgestaltung: Zugriffskontrollen, Rollenrechte, revisionssichere Ablage sensibler Dokumente und automatische Löschfristen bilden den Rahmen.

Dabei denken wir nicht nur an die technische Umsetzung. Interne Abstimmungen auf Landratsebene oder zwischen städtischer GmbH und Verwaltungsrat finden sich in Genehmigungsprozessen wieder. Jeder Schritt bleibt so im System prüfbar, ohne dass vertrauliche Daten unnötig breit zugänglich werden.

Fortschritt im Takt der Verwaltung

Digitale Transformation in Behörden folgt nicht der Logik von Start-ups. Entscheidungen brauchen ihre Zeit, Projekte verlaufen oft in Phasen, die von Haushaltszyklen und Sitzungsplänen geprägt sind. Honicon bringt den Fortschrittsgeist in diese Struktur, ohne sie zu brechen.

Ein Beispiel: In einer Landkreisverwaltung führten wir ein modernes Projektmanagement ein, um bisher papiergebundene Abläufe in eine durchgängige digitale Arbeitsweise zu überführen. Parallel dazu erweiterten wir das bestehende Portal so, dass Anfragen, die zuvor nur auf anderen Wegen eingingen, nun direkt digital erfasst und intern bearbeitet werden können. Dadurch wurden die internen Prozesse beschleunigt und Medienbrüche weitgehend vermieden.

Vom einzelnen Ticket zur Projektsteuerung

Viele öffentliche Stellen nutzen Jira zunächst als Ticketsystem für IT-Support. Wir erweitern diese Basis zu einer vollständigen Projekt- und Prozessplattform: Beschaffungsvorhaben, Bauprojekte oder Fördermittelanträge lassen sich als Epics mit klar definierten Aufgaben und Fristen steuern. Über Confluence entstehen begleitend Projektdokumentationen, Sitzungsprotokolle und Beschlussvorlagen.

In der Praxis bedeutet das: Das Controlling einer städtischen GmbH ruft den aktuellen Stand eines Projekts nicht in einem gesonderten Report ab, sondern sieht ihn in Echtzeit im System. Die Projektleitung erkennt sofort, ob Fristen gefährdet sind, und die Geschäftsführung kann auf dieser Basis Entscheidungen vorbereiten – ohne dass jemand parallel Daten in Excel-Tabellen pflegt.

Digitalisierung in der Verwaltung mit Feingefühl

Technische Möglichkeiten stoßen in der öffentlichen Verwaltung schnell an organisatorische Grenzen. Nicht jede Fachabteilung reagiert begeistert auf neue Systeme, nicht jeder Prozess lässt sich von heute auf morgen umstellen. Honicon geht diese Schritte bewusst: Zuerst die Abbildung bestehender Verfahren, dann die schrittweise Einführung effizienterer Abläufe.

So wächst die Akzeptanz. Mitarbeitende sehen, dass digitale Workflows ihre Arbeit nicht komplizierter machen, sondern vereinfachen. Führungskräfte erkennen, dass Steuerungsinformationen vollständiger und schneller verfügbar sind. Und die IT erhält Systeme, die nicht nur laufen, sondern mit den Anforderungen mitwachsen.

Kontinuität und Weiterentwicklung

Projekte in der öffentlichen Verwaltung enden nicht mit dem Go-live. Änderungen in Gesetzgebung, interne Umstrukturierungen oder neue Förderprogramme führen regelmäßig zu Anpassungsbedarf. Wir begleiten unsere Kunden langfristig, passen Workflows an, erweitern Berechtigungen oder integrieren neue Module.

Diese kontinuierliche Arbeit sorgt dafür, dass Jira und Confluence keine statischen Werkzeuge bleiben, sondern lebendige Plattformen, die den Verwaltungstakt aufnehmen und zugleich Stück für Stück beschleunigen.

Honicon verbindet technisches Know-how mit einem tiefen Verständnis für die Arbeitsweise der öffentlichen Hand. Aus dieser Kombination entstehen digitale Prozesse, die formale Anforderungen erfüllen, interne Wege respektieren und trotzdem Effizienzgewinne schaffen. Vom ersten Antrag bis zur erfolgreichen Projektsteuerung – im Landkreis, in der Stadt, in der kommunalen Gesellschaft.