In jedem Unternehmen fangen immer wieder neue Mitarbeiter an, aber leider gehen auch wieder welche. Diverse Aufgaben, die meist im Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung liegen, stehen dann auf der Tagesordnung, wie zum Beispiel das Arbeitszeugnis. Wenn man sich die durch einen Mitarbeiteraustritt entstehenden Tätigkeiten einmal genauer ansieht, stellt man relativ schnell fest, dass hierbei auch diverse andere Abteilungen des Unternehmens involviert sind.
Bei der Digitalisierung eines Austrittsprozesses haben wir besonderes Augenmerk darauf gelegt, die Zuständigkeiten direkt zu Beginn des Arbeitsablaufes festzulegen. Im Besonderen ging es hier um das Thema Arbeitszeugnis. Viele Angestellte werden es kennen: Man verlässt das Unternehmen und wartet meist noch Wochen oder sogar Monate auf das Arbeitszeugnis, dabei ist diese bereits mit dem Ausspruch der Kündigung fällig, was bereits vor dem Austrittsdatum sein kann. Diesen Zustand wollten wir ändern.
Umsetzung des digitalen Formulars für ein Arbeitszeugnis
Die Umsetzung des Prozesses selbst erfolgte mit Jira Service Management von Atlassian. Die Software wurde in der Personalabteilung eingeführt, um Mitarbeiterein- und -austritte sowie Abteilungswechsel zu digitalisieren und transparenter zu gestalten. Klare Verteilung der Aufgaben an die zuständigen Kollegen und Abteilungen sollte automatisiert stattfinden, genau so wie die Terminierung der zu erledigenden Tätigkeiten entsprechend des Austrittsdatums.
Ein besonderes Augenmerk wurde auf die Abwicklung des Arbeitszeugnisses gelegt. Es war das selbsterklärte Ziel, dies bis zum Austrittstermin zeitnah erstellt zu haben. Jedoch ist hierzu die Zuarbeit des Vorgesetzten notwendig. Daher wurde sich dazu entschieden, im ersten Schritt ein Ticket in Jira für den Vorgesetzten zu erstellen. Darin enthalten sind die Daten zum Mitarbeiter, das Austrittsdatum und die Aufforderung, den beigefügten Beurteilungsbogen auszufüllen und anschließend an die Personalabteilung zur Freigabe und weiteren Bearbeitung zurück zu schicken.
Für die Erstellung des Formulars wurde die App ProForma: Forms and Checklists for Jira verwendet. Diese bietet die Möglichkeit, Formulare zu erstellen, Felder mit Jira Feldern zu verknüpfen und Abhängigkeiten untereinander abzubilden.
Das erstellte Formular wird automatisiert an das Ticket an den Vorgesetzten angehängt und sobald dies ausgefüllt und übermittelt ist, bekommt die Personalabteilung dieses Ticket wieder in ihren Arbeitsvorrat und kann anhand des Beurteilungsbogens mit der Erstellung des Arbeitszeugnisses beginnen.
Auf diese Weise sind alle Daten elektronisch vorhanden und können an einer zentralen Stelle, im Ticket, nachvollzogen werden. Jegliche Kommunikation, die anschließend zu dem Thema geführt wird, kann am Vorgang jederzeit von den beteiligten Personen eingesehen werden.
Gleichzeitig hat die Personalabteilung eine gute Übersicht über alle dazugehörigen Aufgaben und den jeweils gültigen Status der einzelnen Tickets, die z.B. auch zum Austrittsprozess gehören, aber in anderen Jira Projekten bearbeitet werden.
Fazit
Bereits wenige Wochen nach der Einführung zeigte sich, dass Arbeitszeugnisse schneller ausgestellt werden konnten. Die Personalabteilung konnte entlastet werden, da Vorgesetzten weniger nachgefasst werden musste und Bewertungen der austretenden Mitarbeiter nicht weiter in E-Mail-Verkehr untergehen konnten.
Gerade bei Unternehmen mit entsprechender Größe und einhergehender Fluktuation im Mitarbeiterstamm kann die Digitalisierung von Ein- und Austrittsprozessen für mehr Effizienz beitragen.
