Next-Gen-Projekte werden Team-verwaltete Projekte

Next-Gen-Projekte werden Team-verwaltete Projekte

Atlassian schlägt neue Wege mit den Jira Software Next-Gen Projekten ein. Dieses Thema ist bereits seit Längerem im Anmarsch, allerdings noch nicht allen Nutzern oder Cloud-Interessenten ein Begriff. Wir wollen in diesem Beitrag kurz erläutern worum es geht und welche Vorteile diese Art der Projekte für Teams bringen kann.

Was versteht man überhaupt unter Team-verwalteten Projekten?

Unter Team-verwalteten Projekten versteht man das eigenständige Erstellen und Verwalten von neuen und bestehenden Projekten durch die Teammitglieder. Es sind hier keine Administrator-Berechtigungen erforderlich. Sie sind außerdem darauf ausgelegt, dass es kleineren Teams einfacher ermöglicht wird, die Projektkonfiguration und die eigentliche Arbeit autark zu verwalten.

Welche Atlassian Produkte sind betroffen?

Jira Work Management Logo Team-verwaltet
Jira Service Management Logo team-verwaltet

Jira Software Logo team-verwaltet

Was sind die größten Unterschiede?

Nachfolgend werden einige der maßgeblichen Unterschiede für den Anwender dargestellt, die Atlassian bei Team-verwalteten Projekten eingebracht hat.

Projektadministration

Die Projektadministration wurde deutlich vereinfacht dargestellt und einige kritische und weniger relevante Menüpunkte wurden in Untermenüs verpackt. Außerdem wurde das Berechtigungsschema auf nur drei Projektrollen (Administrator, Member, Viewer) beschränkt. Bei diesen Projektrollen ist klar vordefiniert, welche Funktionen von wem ausgeführt werden dürfen und welche nicht.

Es gibt weiterhin auch einen neuen Menüpunkt “Funktionen” in der Administrationsebene. Dort kann festgelegt werden, welche Funktionen wie Sprints, Arbeitsvorrat, Schätzungen etc. im Projekt genutzt werden können.

Menüführung in der Projektadministration
Menüführung in der Projektadministration

Bildschirmmasken

In den Projekteinstellungen können die Benutzer die Vorgangstypen und die auf den einzelnen Seitenansichten dargestellten Felder intuitiv anpassen. Eine Einstellung, dass einzelne Felder nur auf der Bearbeiten-Ansicht angezeigt werden, gibt es hier nicht mehr. Die für einen Vorgangstypen eingerichteten Felder sind somit immer zu sehen.

Aktuell können bis zu 30 benutzerdefinierte Vorgangstypen auf der gleichen Ebene wie Aufgabe, Störung etc. angelegt werden. Diese sind allerdings alle nur mit dem einen Projekt-Board und dem dazugehörigen Arbeitsablauf verbunden. Auch benutzerdefinierte Felder können hinzugefügt werden, allerdings sind auch diese nur auf das eine Projekt beschränkt und tauchen aus nicht in der Konfiguration von “klassischen Projekten” auf. Das hat den Vorteil, dass die global administrierten Felder unabhängig von den Team-verwalteten Projektfeldern verwaltet werden können.

Bearbeitung der Bildschirmmasken
Bearbeitung der Bildschirmmasken

Arbeitsabläufe und Boards

In diesem Modell gibt es keine festgelegten Statusübergänge, Folgefunktionen, Bedingungen oder Bestätigungen mehr. Über die Spalten des Projekt-Boards werden Status festgelegt und dahinter festgelegte Regeln sorgen für Folgefunktionen. Grundsätzlich wird mit globalen Statusübergängen in jeden anderen Status gearbeitet. Auch hier gibt es grundsätzlich keine Schemata mehr die die Zugehörigkeit zu Arbeitsabläufen, Vorgangstypen etc. regeln.

Arbeitsablaufbeispiel im Softwareprojekt
Arbeitsablaufbeispiel im Softwareprojekt

Die Spalten im Board entsprechen den einzelnen Status im Arbeitsablauf eines Jira Software Projektes. Fügt man eine neue Spalte im Board hinzu, so wird diese auch im Arbeitsablauf als neuer Status hinzugefügt.

Projekt-Board
Projekt-Board

Die einzelnen Tickets können weiterhin in den einzelnen Spalten direkt im Board in einen anderen Status verschoben werden oder aber direkt im Vorgang.

Roadmap

Die Roadmap in Jira Software wird als visueller Report verwendet um Vorgänge auf einer Zeitachse darzustellen. Besonders für Software Teams ist dies wichtig, da häufig mit Epics gearbeitet wird und die dort zugeordneten Vorgänge so übersichtlich in zeitlicher Abhängigkeit und Abfolge angezeigt werden.

Mit Hilfe von unterschiedlichen Ansichtseinstellungen können bereits erledigte Vorgänge oder bestimmte Status ausgeblendet werden und überladen so die Ansicht der Roadmap nicht.

Roadmap mit Epics, Storys und Tasks
Roadmap mit Epics, Storys und Tasks

Zugriffssteuerung für Team-verwaltete Projekte

Um zu steuern, wer in welcher Form die Projekte sehen und in ihnen arbeiten darf, wird über die Zugriffssteuerung geregelt. Dabei kann zwischen drei Möglichkeiten gewählt werden.

  1. Offen: Bei diese Level kann jeder Benutzer auf der entsprechenden Jira-Cloud-Instanz Vorgänge sehen, erstellen und bearbeiten. Er wird automatisch in die Benutzerrolle “Member” im Projekt hinzugefügt.
  2. Limitiert: Hier kann jeder Benutzer auf der entsprechenden Jira-Instanz Vorgänge sehen und kommentieren, aber NICHT editieren oder neue erstellen. Dieses Level gibt jedem angemeldeten Benutzer die “Viewer” Rolle.
  3. Privat: Ist ein Projekt Privat, so kann es nur von Jira Administratoren und den zum Projekt hinzugefügten Benutzern in der Projektverwaltung gesehen werden. Entsprechend können auch nur diese Benutzer Vorgänge zu diesem Projekt in ihren Suchergebnissen finden.

Die Zugriffssteuerung gibt also alle Benutzern in der Jira Instanz allgemeine Berechtigungen. Durch die Erstellung und Verwendung von eigenen Projektrollen, können diese Berechtigungen nach einem eigenen Schema vergeben werden.

Besonderheiten

  • Sollte es nicht gewünscht sein, dass ein User neue Team-verwaltete Projekte erstellen kann, muss explizit die Berechtigung dafür von einem Jira Administrator entfernt werden.
  • Es müssen keine eigenen Berechtigungsschemata erstellt werden da diese standardmäßig vorhanden sind.
  • Die mitgelieferten Berechtigungen können mit dem Upgrade auf Standard oder Premium angepasst werden, bei dem Free Plan gibt es nur die mitgelieferten Berechtigungen.
  • Arbeitsabläufe und Boards können nicht mit anderen Team-verwalteten Projekten geteilt werden.
  • Alle Vorgangstypen benutzen das selbe Board und somit auch den den selben Arbeitsablauf.

Fazit

Die Next-Gen bzw. Team-verwalteten Projekte in Jira Cloud sind definitiv eine tolle Alternative für kleinere Teams, um keine unnötige Zeit und Kapazität in die Administration aufwendiger Berechtigungskonzepte, Arbeitsabläufe, Bildschirmmasken etc. investieren zu müssen. Die Grundfunktionalität zur Organisation von Aufgaben und Darstellung des Arbeitsfortschrittes ist allemal gegeben und das Team ist nicht auf die Zuarbeit eines Jira Administrators bei grundlegenden Konfigurationen angewiesen.
Im Gegenzug bringen die Team-verwalteten Projekte auch Risiken mit. Durch selbst verwaltete Arbeitsabläufe mit globalen Statusübergängen, kann abseits von Standards gearbeitet werden. Langfristig können historisch wachsende Insellösungen entstehen, die abseits administrativer Aufsicht stehen.

Haben Sie Interesse an einer Jira Cloud Lösung für Ihr Team oder benötigen Sie eine umfassende Beratung? Dann kommen Sie gerne auf uns zu. Wir freuen uns Sie und Ihr Team auf dem Weg in die Cloud zu beraten und zu unterstützen.

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Katharina Knispel
Katharina Knispel
Team Honicon

Author: Katharina Knispel

Katharina ist Beraterin bei der Honicon GmbH und arbeitet bereits seit rund 7 Jahren mit Produkten wie Jira und Confluence von Atlassian. Erste Berührungspunkte waren dabei auch aus Anwendersicht und Auftraggeber. Aufgrund persönlichem Interesse an der Weiterentwicklung von Prozessen, Optimierung und Digitalisierung entstand der Wechsel zur Dienstleisterseite und somit die Beratung von Kunden Rund um diese Themen.