Wartung neu gedacht: Effizienz in der Industrie mit Jira Service Management

Industrie bedeutet für mich nicht nur Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit – sie bedeutet vor allem Maschinen, die zuverlässig laufen müssen. Meine eigenen Erfahrungen in Werkstatt und Maschinenbau haben mir gezeigt, wie sehr es auf funktionierende Abläufe ankommt: Sobald eine Maschine stillsteht, wird aus Minuten schnell bares Geld, und Improvisation ist selten die beste Lösung.

Umso wichtiger ist ein guter Wartungsprozess. Doch hier stoßen viele Betriebe noch immer auf dieselben Probleme: Dokumentation auf Handzetteln oder verstreuten Excel-Tabellen, Informationen in mehrfacher Ausführung und fehlende Transparenz. Das Ergebnis: hoher Zeitaufwand, unnötige Fehler und im schlimmsten Fall teure Stillstände.

Genau an dieser Stelle bietet Jira Service Management zusammen mit Assets (CMDB) und einer Knowledgebase in Confluence einen echten Mehrwert. Wartungszyklen, Störungsmeldungen und Serviceanfragen lassen sich digital, transparent und nachhaltig abbilden. Von automatisch generierten Tickets bis hin zur lückenlosen Dokumentation entsteht ein Wartungsmanagement, das nicht nur effizient ist, sondern den gesamten Produktionsbetrieb unterstützt.

Wartung als Prozess – typische Herausforderungen

Schauen wir uns einmal an, vor welchen Herausforderungen wir in der Wartung und Instandhaltung stehen:

• Manuelle Pflege der Wartungsintervalle
• Maschinenstörungen erreichen die Instandhaltung mit Verzug
• Kein zentraler Einblick in die Wartungs- und Maßnahmenhistorie
• Wissen liegt nur bei den zuständigen Personen, nicht aber im Unternehmen

Genau hier setzen wir mit der starken Kombination aus Jira Service Management und Confluence an: Statt verstreuter Daten bei Einzelpersonen und verschmutzten Zetteln an den Maschinen gibt es eine klar strukturierte Knowledgebase und automatisiert verteilte Aufgaben. Planbar, effizient und weniger fehleranfällig.

Schritt 1: Produktionsmittel in Assets abbilden

Die Basis für ein gutes und modernes Wartungsmanagement ist die digitale Abbildung der Produktionsmittel. Mit Assets wird es möglich, alle Maschinen, Anlagen, Werkzeuge und Ersatzteile strukturiert zu erfassen. Wir können hier sogar die Beziehungen zueinander abbilden und Status tracken.

Beispiele für Attribute der einzelnen Assets:

• Maschinen-ID / Seriennummer
• Standort
• Wartungsintervall (z. B. alle drei Monate Öl nachfüllen oder nach 1000 Betriebsstunden einen Keilriemen tauschen)
• Verantwortlicher Techniker
• Ersatzteile verbaut / auf Lager
• Status der Maschine
• Beziehung zu anderen Fertigungsschritten

Der große Vorteil liegt darin, einmal für alle Maschinen die Attribute anzulegen und sie dann individuell pflegen zu können. So haben wir immer auf einen Blick alle relevanten Fakten zu jedem Objekt in der Datenbank.

Schritt 2: Wartungstickets automatisch generieren lassen

Anstatt sich auf die händische Pflege und Kontrolle der Wartungsintervalle zu verlassen, können wir uns in diesem Beispiel voll und ganz auf die Assets stützen, die wir eben angelegt haben.

So kann das aussehen:

• Automationsregel oder Script erstellen: „Wenn der Wartungstermin eines Objekts erreicht ist → Erstelle ein neues Wartungsticket.“
• Beispielhafter Workflow:
  1. Ticket wird mit Bezug zum Objekt erstellt (z. B. Fräse #1).
  2. Verantwortlicher Techniker wird automatisch als Bearbeiter gesetzt.
  3. SLA startet automatisch zwecks Tracking.

Hier haben wir alle Informationen auf einen Blick und können sogar direkt durch Kommentare dokumentieren und kommunizieren. Im Vergleich zu der Kombination aus Excel-Listen und öligen Zetteln an der Maschine ein echter und effektiver Schritt nach vorne!

So können wir gewährleisten, dass in den gewünschten Abständen die Techniker zur Wartung der Maschinen angehalten sind. Sauber, verlässlich und ohne dass jemand Termine manuell pflegen muss.

Schritt 3: Maschinenstörung direkt im JSM-Portal

Natürlich hängt die Zuverlässigkeit der Maschinen nicht nur am Wartungsplan. Spontane Ereignisse – wie ein gerissener Riemen oder defekter Motor – können ebenfalls für Produktionsstopps sorgen. Mit Jira Service Management können die Mitarbeiter an den Maschinen unkompliziert eine Störung im Portal melden.

• Die Mitarbeiter wählen im Portal das passende Asset (z. B. eine Maschine oder ein defektes Werkzeug).
• Über Pflichtfelder bekommt das verantwortliche Team alle Informationen, die es braucht.
• Durch die hinterlegte Verantwortlichkeit erhalten direkt die betreffenden Techniker eine Benachrichtigung.

Das Ergebnis sind kurze Wege zur Störungsmeldung, keine E-Mails, die im Postfach untergehen, und keine Laufwege in die Werkstatt, nur um festzustellen, dass der zuständige Techniker gerade anderweitig beschäftigt ist. Besonders spannend wird es, wenn Maschinen selbst an die IT-Infrastruktur angebunden sind und Unregelmäßigkeiten automatisch via Ticket melden können!

Schritt 4: Wissensdatenbank für Techniker und Mitarbeiter

Eine Störung der Maschine muss nicht gleich ein Ticket zur Folge haben. Oft sind es Kleinigkeiten, die auch von einem Maschinenbediener selbst behoben werden können. Um dafür eine Dokumentation zu pflegen, bringt Jira Service Management eine Knowledgebase im Gepäck mit:

• Bekannte Fehler können ausführlich in Artikeln beschrieben werden.
• Step-by-step-Anleitungen mit Bildern oder Videos reduzieren Rückfragen.
• Während der Ticketerstellung im Portal werden automatisch relevante Artikel für die potenzielle Störung vorgeschlagen.
• Dokumentation wie Betriebsanleitungen oder Ersatzteillisten ist zentral speicherbar.

Schritt 5: Transparenz durch Dashboards und Reports

Einer der großen Vorteile, den Jira bietet, ist die Auswertung. Wir können hier in Dashboards und Reports die Störanfälligkeiten der einzelnen Maschinen oder die fristgerechte Einhaltung von Wartungsplänen visualisieren. So lassen sich Bottlenecks in der Bearbeitung oder besonders störanfällige Maschinen gut herausfiltern. Damit ist es ein Leichtes, Trends zu erkennen und nötige Maßnahmen einzuleiten.

Wartung einer Produktionsmaschine als Praxisbeispiel

In den Assets ist eine Maschine hinterlegt, „Laserschneider 7500“, mit einem Wartungsintervall von drei Monaten. Durch den definierten Intervall haben wir auch ein Datum, bis wann die Wartung abgeschlossen sein muss. Hier greift nun unsere Automation: Sieben Tage vor der Fälligkeit wird automatisch ein Ticket erstellt – mit allen relevanten Daten und Arbeitsaufträgen, die für diese Wartung wichtig sind.

Die verantwortlichen Personen werden automatisch benachrichtigt und können die Wartung rechtzeitig einplanen. Durch die umfangreiche Eingabe in den Assets sehen die Mitarbeiter gleich beim Öffnen des Tickets, dass alle Verschleißteile auf Lager sind – es kann also nichts mehr schiefgehen. Nach Abschluss der Wartung wird ein Bericht inklusive Auffälligkeiten dokumentiert und in der Knowledgebase hinterlegt. Dadurch ist nachvollziehbar, was passiert ist, und die Soforthilfen für die Maschinenbediener bleiben aussagekräftig und stets aktuell.

Vorteile für Industrieunternehmen

• Planbarkeit: Wartungen können nicht vergessen werden.
• Reaktionsfähigkeit: Störungen können direkt an die richtigen Ansprechpartner gemeldet werden – ohne Umwege oder leere Werkstätten.
• Transparenz: Maschinen, Wartungen, Ersatzteile und Wartungsberichte sind zentral an einem Ort einsehbar.
• Wissensmanagement: Das Know-how geht ins Unternehmen und bleibt nicht nur in den Köpfen von Einzelpersonen.
• Compliance: Eine gut gepflegte Dokumentation der Maschinen ist für viele Zertifizierungen nötig – und jetzt auch immer topaktuell.

Fazit

Ein strukturiertes Wartungs- und Instandhaltungsmanagement ist mehr als nur eine Pflichtaufgabe – es ist ein Wettbewerbsvorteil. Mit Jira Service Management, Assets und einer Knowledgebase in Confluence lassen sich Prozesse planbar, transparent und zukunftssicher gestalten. Das sorgt nicht nur für reibungslosen Betrieb, sondern auch dafür, dass Wissen im Unternehmen bleibt, anstatt bei Einzelpersonen.

Als jemand, der selbst in der Praxis erlebt hat, wie teuer Stillstände werden können, ist mir wichtig: Digitalisierung muss greifbar sein, nicht theoretisch. Jira bietet dafür die Werkzeuge, die auch im Alltag wirklich entlasten – von automatisch erstellten Tickets bis hin zu klarer Dokumentation.

Mein Ziel ist es, Lösungen zu finden, die im Alltag wirklich funktionieren. Wenn Sie Ihre Wartung und Instandhaltung auf das nächste Level bringen möchten, sprechen Sie mich einfach an – ich freue mich auf den Austausch.