Eine Geschichte
Hanna aus der HR-Abteilung des Unternehmens „Schneller Onboarding“ beginnt erneut ihren Arbeitstag mit gemischten Gefühlen. Das erfolgreiche Unternehmen wächst ständig, und mittlerweile stößt sie mindestens zweimal pro Monat das Onboarding neuer MitarbeiterInnen an. Eigentlich eine erfreuliche Aufgabe, doch der Prozess dahinter ist alles andere als ideal: Hanna sammelt personenbezogene Informationen, versendet E-Mails, wartet auf Freigaben von Führungskräften und kommuniziert schließlich mit Andrea, die wiederum Michael aus der IT-Abteilung darüber informieren muss, welche Rollen und Berechtigungen die zukünftigen Mitarbeitenden benötigen. Michael erstellt anschließend manuell Benutzerkonten und verwaltet Zugriffsrechte. Obwohl alle Beteiligten ihr Bestes geben, fragen sie sich oft, ob es dafür nicht eine bessere Lösung gibt.
Ist das die Realität in Ihrem Unternehmen?
Integration von Microsoft Entra und
Jira Service Management Cloud
Microsoft Entra, ehemals Azure Active Directory, ist Microsofts moderne Lösung zur Verwaltung von Identitäten und Zugriffen. Mit Entra verwalten Unternehmen nicht nur Benutzerkonten, sondern auch Zugriffsrechte, Sicherheitsrichtlinien und vieles mehr. In Jira Service Management finden sich starke Tools, um Prozesse zu automatisieren, Assets und Rollen zu speichern und Berechtigungskonzepte auf Basis von Gruppen zu erstellen. Durch die direkte Anbindung von Entra an Jira Service Management lässt sich das gesamte Onboarding zentral steuern.
HR-Abteilungen wie die von Hanna können im Service Desk von Jira Service Management individuelle Onboarding-Formulare bereitstellen. Sobald neue Personen im Unternehmen anfangen, füllen HR-Mitarbeitende einfach das entsprechende Formular aus.
Darin werden nicht nur Daten abgefragt, die für die Erstellung eines Benutzerkontos relevant sind, sondern auch, welches Equipment die Person erhalten soll. Bereits vorhandene Assets (Jira Service Management) wie Laptops oder Smartphones können bequem über das Asset-Management in Jira verwaltet werden. Somit hat Hanna direkt im Formular Zugriff auf aktuelle Informationen darüber, welche Geräte verfügbar sind. Diese Angaben werden später automatisch mit dem Jira-Asset der jeweiligen Person verknüpft.
Durch diese Verknüpfung ist es zudem möglich, HR-Teams Formulare für die Änderung personenbezogener Daten oder für die Bestellung neuer Ausstattung anzubieten. Außerdem können Berechtigungsgruppen in den Assets dargestellt werden, die dann in Formularen zur Änderung von Berechtigungen oder zur Anlage neuer Benutzerkonten auswählbar sind.
Automatisierte Workflows
und Genehmigungen
Nach dem Ausfüllen des Formulars im Service Desk startet ein Workflow. Die entsprechende Führungskraft wurde über die Eingaben im Formular automatisch ermittelt und erhält eine Benachrichtigung zur Genehmigung, wodurch keine E-Mails mehr manuell versendet werden müssen. Sobald die Freigabe erfolgt, werden alle notwendigen Informationen automatisiert an Microsoft Entra übermittelt. Dort werden direkt die Benutzerkonten angelegt und mit definierten Rollen versehen. Diese Rollen, die zuvor zentral definiert wurden, enthalten alle Berechtigungen, die für den Arbeitsstart erforderlich sind. Und von der IT-Abteilung müssen Konten nicht mehr manuell erstellt oder Berechtigungen vergeben werden. Eine Fachkraft wie Michael kann nun lediglich den automatisierten Prozess überwachen. Außerdem wird durch einen solchen Prozess die Verantwortung für die Accounts der Mitarbeitenden zu den jeweiligen Abteilungen zurückgeführt, was eine Entlastung der IT erwirkt.
Auch im Workflow verankert ist das Update des Asset-Bestands, sobald Geräte neuen Mitarbeitenden zugewiesen wurden. Dies erleichtert die Inventarisierung enorm und sorgt für stets aktuelle Daten im Unternehmen.
Professionelle Beratung für
optimale Ergebnisse
Natürlich hat jedes Unternehmen andere Bedürfnisse, wenn es um das User Management geht. Als erfahrene BeraterInnen können wir dabei unterstützen, passende Berechtigungs- und Gruppenkonzepte für Jira zu erstellen, die korrekte Einbindung in den Workflow sicherzustellen sowie Formulare und Assets optimal einzurichten. Mit der richtigen Konfiguration reduziert die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Jira Service Management und Microsoft Entra deutlich den administrativen Aufwand. Die Zeit, die zuvor in das mühsame Austauschen von E-Mails, formlose Genehmigungen und das manuelle Erstellen von Benutzerkonten investiert wurde, steht nun für produktivere Aufgaben zur Verfügung.
Zurück zu unserer Geschichte
Nach einem kurzweiligen Projekt zur Automatisierung und Optimierung des Onboarding-Prozesses, stößt Hanna nun wieder ein Onboarding an. Doch diesmal verläuft der Prozess anders. Sie füllt lediglich ein übersichtliches Formular aus. Innerhalb kürzester Zeit erhält Andrea automatisch eine Benachrichtigung zur Genehmigung. Mit wenigen Klicks gibt sie grünes Licht, woraufhin automatisch ein Benutzerkonto mit der korrekten Rolle in Microsoft Entra angelegt wird. Michael erhält eine automatische Nachricht, wenn alles erfolgreich verlaufen ist – und ist erleichtert, endlich Zeit für die tatsächliche Betreuung der IT-Systeme zu haben.
Dank der Integration von Microsoft Entra in Jira Service Management Cloud gehören ineffiziente, zeitaufwendige Prozesse im Mitarbeitermanagement der Vergangenheit an. Das Team von „Schneller Wachstum“ konzentriert sich nun wieder voll und ganz auf die jeweiligen Kerntätigkeiten. Und Ihr Unternehmen?
