Wenn es darum geht, Arbeit visuell darzustellen, kommt Menschen aus unterschiedlichsten Branchen oft berechtigterweise direkt Kanban in den Sinn. Besonders bei Aufgaben und Prozessen ist das Kanban-Board von Jira aus vielen Büros nicht mehr wegzudenken. Aber wussten Sie, dass der Ursprung dieser Methode in der Industrie liegt und nicht viel später in der Softwarewelt entwickelt wurde? Lassen Sie uns kurz in die Geschichte hinter Kanban eintauchen und uns ansehen, welche bemerkenswerte Entwicklung dieses Prinzip genommen hat!
Die Wurzeln von Kanban in der Industrie
Der Ingenieur Taiichi Ōno entwickelte in den 1940er-Jahren bei Toyota Kaizen und damit Kanban. Ziel war es unter anderem den Materialfluss und die Produktionsschritte effizienter steuern zu können. Auf Japanisch bedeutet Kanban „Signalkarte“ oder „visuelle Tafel“. Das System ist ebenso einfach wie genial: Karten oder Tafeln zeigten in der Fertigung an, welche Teile als Nächstes benötigt wurden oder welcher Arbeitsschritt bereits abgeschlossen war. So war der Fortschritt für alle Beteiligten auf einen Blick erkennbar – vom Lagerarbeiter, der wusste, welche Schrauben aufgefüllt werden mussten, bis hin zum Manager, der den Überblick behielt und entsprechend besser planen konnte. Durch diese unmittelbare Transparenz, etwa wenn nur noch drei Lenkräder an einer Arbeitsstation vorhanden waren, konnten Engpässe effektiv vermieden werden.
Ich selbst durfte durch meine berufliche Erfahrung im Maschinenbau Erfahrungen mit Kanban sammeln – abseits von modernen Systemen wie Jira. Rückblickend beeindruckt mich bis heute, welch große Wirkung schon eine einfache Karte am Container auf den Produktionsfluss haben kann. Minimale Mittel, maximale Verbesserung – und das nur durch eine Karte oder Signalleuchte.
Wie Kanban gedacht wurde
Das Prinzip Kanban wurde nicht als starres Regelwerk entwickelt, sondern vielmehr als ein Werkzeug zur Optimierung von Arbeitsflüssen.
Von Anfang an ging es bei Kanban darum, Arbeit so zu steuern, dass:
- nur produziert wird, wenn Nachfrage besteht,
- Engpässe frühzeitig erkennbar werde,
- Ressourcen effizient eingesetzt werden.
Dieser Grundgedanke ist bis heute gültig. Ein besonders spannender Aspekt entsteht ganz natürlich durch das Sichtbarmachen: Arbeit wird transparent. Keine Aufgabe bleibt ungesehen, kein Materialengpass tritt überraschend auf, und sobald ein Prozess ins Stocken gerät, ist dies sofort erkennbar.
Vom Fertigungswerkzeug zur Arbeitsmethode
In den 2000er-Jahren hielten agile Methoden immer stärker Einzug in unsere Arbeitswelt. Softwareentwickler stießen dabei auf Kanban und erkannten seine Vorteile. Denn auch die IT hatte mit fehlender Transparenz, überlasteten Prozessen und langen Wartezeiten zu kämpfen. Kurzerhand fanden sie einen Weg die physischen Karten und präsenten Tafeln aus den Werkhallen in elegante Boards zu transformieren. Drei Spalten genügen: “To Do”, “In Progress” und “Done”. Schon ist der ganze Prozess transparent und nachvollziehbar.
Besonders spannend ist für mich diese Parallelen aus zwei Welten zu betrachten. Egal ob es Schrauben sind, die von A nach B wandern oder Tickets im Jira-Board – das Grundprinzip ist unverändert und sorgt bis heute gleichermaßen für Transparenz, Fokus und Arbeitsfluss.
Kanban in Jira: Der digitale Werkzeugkasten
Jira ist heute wohl eines der bekanntesten Systeme, das Kanban-Boards digital zur Verfügung stellt. Ursprünglich als Tool für die Entwicklung gedacht, wird es mittlerweile branchenübergreifend eingesetzt, um ihre Arbeit transparent und steuerbar zu machen.
Die Vorteile von Kanban in Jira:
- Transparenz im Prozess: Für jeden ist auf einen Blick erkennbar welche Aufgabe offen, in Bearbeitung, abgeschlossen oder in einem anderen wichtigen Zustand ist.
- Engpässe sichtbar machen: Durch Spaltenlimits wird gleichzeitige Arbeit (WIP) kontrolliert und Blockaden schneller sichtbar.
- Flexibilität: Teams können sich ihre Boards individuell anpassen.
- Integration: Die Verbindung mit Confluence, Automatisierungen oder Service-Management macht Jira zu einem vielseitigen Werkzeugkasten für digitale Zusammenarbeit.
Besonders die Möglichkeit der Integration von Kanban bringt nochmal neue Möglichkeiten mit. In Fertigungen, die mit Kanban arbeiten, werden Sie oft Arbeitsanweisungen entdecken können, die mit der neuen Ware oder den Karten ausgegeben werden. Dieser wichtige Wissenstransfer erfolgt ohne die Prozesse zu unterbrechen. Genau das leisten Jira aund Confluence ebenfalls, indem beispielsweise die Dokumentation einfach schon direkt an das Ticket angehängt werden kann.
Nutzen für die Industrie heute
Durch den Einzug auf die Bildschirme erhielt Kanban eine erneute Verbreitung in die Unternehmen. Egal ob im Maschinenbau, der Textilindustrie oder im Energiesektor, Kanban ist heute eine sehr beliebte Methode, um Projekte oder Abläufe zu steuern. Entwicklungsabteilungen können den Fortschritt ihrer Innovationen verfolgen, Service-Teams organisieren Wartungsaufträge und Anfragen, und Führungskräfte haben jederzeit einen klaren Überblick über die Projekte.
Das Spannende ist jedoch die Synergie, die sich beispielsweise zwischen Fertigungshalle und Büro ergibt. Als Berater erlebe ich heute, dass Unternehmen beide Welten verbinden wollen: physische Kanban-Signale in der Werkhalle und digitale Boards für Projekt- und Wissensarbeit. Genau an dieser Schnittstelle entstehen wertvolle Diskussionen, weil es eben nicht darum geht, das eine durch das andere zu ersetzen, sondern das Beste aus beiden Welten zu nutzen.
Kanban als Werkzeug für die Zukunft
Mit Kanban müssen Sie sich nicht in ein unpassendes Korsett zwängen, es ist vielmehr eine Schablone für effizientes Arbeiten. Wie ich finde, wird das in Jira besonders deutlich: Hier wird Arbeit nicht mehr abstrakt in irgendwelchen Tabellen verwaltet, sondern ist viel eher ein stetiger Fluss aus Arbeit, der sichtbar und steuerbar ist. Wie ein gut gewartetes Produktionsband die Werkstücke von Station zu Station bringt, sorgt ein Kanban-Board dafür, dass ihr Team den Fokus nicht verliert und jederzeit weiß was zu tun ist.
Fazit
Von den Fabrikhallen Japans bis in die digitale Arbeitswelt hat Kanban eine bemerkenswerte Entwicklung durchlaufen. Was einst als Signalkarte in der Fertigung begann, ist heute ein universelles Prinzip, das in Jira zu einem der effektivsten Werkzeuge moderner Teamarbeit geworden ist.
Und genau hier schließt sich für mich persönlich der Kreis: Ich habe Kanban noch mit physischen Karten und Containern kennengelernt – heute unterstütze ich Unternehmen dabei, diese Prinzipien digital umzusetzen und so ihre Prozesse zukunftsfähig aufzustellen.
Wer tiefer einsteigen möchte, profitiert vor allem von einem offenen Austausch: Wo hakt es im eigenen Prozess? Wo könnte ein Kanban-Board den entscheidenden Unterschied machen? Hier entstehen oft die besten Ideen und genau zu diesem Gespräch lade ich Sie herzlich ein!
