In dieser Serie erklären wir, wie Onboarding und Change Management in einem Unternehmen kombiniert werden können, um das Onboarding-Erlebnis der Mitarbeiter zu optimieren und die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter zu erhöhen. Sowohl Onboarding als auch Change Management haben hohe Misserfolgsquoten, wenn sie nicht richtig umgesetzt werden. Im ersten Teil dieser Serie erläutern wir, was das Onboarding von Mitarbeitern ist, und zeigen auf, wie wichtig es sowohl für das Unternehmen als auch für den neuen Mitarbeiter ist. Im zweiten Teil werden wir uns mit dem Change Management und den Vorteilen befassen, die es für den Onboarding-Prozess von Mitarbeitern bietet.
Nachdem die oben genannten Prozesse beschrieben wurden, wird eine Empfehlung gegeben, wie diese Prozesse in Jira abgebildet werden können.
Was ist das Onboarding von Mitarbeitern und warum ist es wichtig?
Onboarding ist der Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Dazu gehört, dass sie die notwendigen Informationen, Ressourcen und Unterstützung erhalten, um produktive und engagierte Mitglieder des Unternehmens zu werden.
Onboarding ist wichtig, weil es die Zufriedenheit des Mitarbeiters erhöht, die Zeit bis zur Produktivität verkürzt und die Mitarbeiterbindung verbessert. Ein gut durchgeführter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter willkommen, unterstützt und auf ihre Aufgaben vorbereitet fühlen, was letztendlich zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt.
Onboarding-Programme sind strukturierte Prozesse, die darauf abzielen, neue Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren und sie dabei zu unterstützen, produktive und engagierte Mitglieder des Teams zu werden. Diese Programme finden in der Regel in der Anfangsphase der Beschäftigung statt, d. h. ab dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters und über die ersten Wochen oder Monate hinweg.
Der Zweck eines Onboarding-Programms besteht darin, neue Mitarbeiter mit den notwendigen Kenntnissen, Fähigkeiten und Ressourcen auszustatten, damit sie sich in ihrer Rolle zurechtfinden, die Unternehmenskultur verstehen und sinnvolle Beziehungen zu ihren Kollegen aufbauen können. Die spezifischen Komponenten und die Dauer von Onboarding-Programmen können je nach Unternehmen, Branche und Funktion variieren, umfassen aber im Allgemeinen die folgenden Bereiche:
- Einführung in das Unternehmen: Neue Mitarbeiter erhalten einen Überblick über die Werte, die Geschichte, die Organisationsstruktur und die strategischen Ziele des Unternehmens. Sie erfahren etwas über die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens, den Zielmarkt, die Wettbewerber und Branchentrends.
- Einweisung in die Richtlinien und Verfahren: Neu eingestellte Mitarbeiter werden mit den Grundsätzen, Verfahren und Richtlinien des Unternehmens vertraut gemacht, z. B. mit dem Verhaltenskodex, dem Mitarbeiterhandbuch, den Sicherheitsprotokollen und den Verwaltungsabläufen. Sie lernen wichtige HR-bezogene Themen kennen, darunter Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung und Leistungsmanagement.
- Berufsspezifische Schulung: Die Mitarbeiter erhalten Schulungen, die sich auf ihre spezifischen Aufgaben und Zuständigkeiten beziehen. Dies kann technische Schulungen, die Einarbeitung in Softwaresysteme, Job Shadowing und Mentoring umfassen. Ziel ist es, sie mit dem Wissen und den Fähigkeiten auszustatten, die sie zur effektiven Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
- Einführung in das Team und die Unternehmenskultur: Neue Mitarbeiter lernen ihre Kollegen, Vorgesetzten und andere wichtige Personen innerhalb des Unternehmens kennen. Sie lernen die Teamdynamik, die Kommunikationskanäle und die Instrumente der Zusammenarbeit kennen. Kulturelle Aspekte wie Unternehmenswerte, -normen und -erwartungen werden ebenfalls hervorgehoben, um ihnen die Integration in das Arbeitsumfeld des Unternehmens zu erleichtern.
- Unterstützung und Ressourcen: Onboarding-Programme bieten häufig Zugang zu Ressourcen, Tools und Unterstützungssystemen, die neue Mitarbeiter benötigen, um sich in ihrer Rolle zu bewähren. Dazu kann der Zugang zu Schulungsmaterialien, Technologieplattformen, Hilfsprogrammen für Mitarbeiter und Mentoren gehören.
- Feedback und Bewertung: In regelmäßigen Abständen werden Feedbackgespräche geführt, um die Fortschritte des neuen Mitarbeiters zu bewerten, etwaige Bedenken oder Fragen anzusprechen und Verbesserungsmöglichkeiten zu bieten. So wird sichergestellt, dass der Onboarding-Prozess effektiv und auf die Bedürfnisse des Einzelnen zugeschnitten ist.
Effektive Onboarding-Programme tragen zu höherem Engagement, höherer Arbeitszufriedenheit und höherer Mitarbeiterbindung bei. Indem neue Mitarbeiter mit dem notwendigen Wissen, der Unterstützung und den nötigen Kontakten versorgt werden, können Unternehmen ihnen helfen, sich schnell in ihre Rolle einzufinden und einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.
Nutzen Sie den Change Management Prozess im Unternehmen für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Change Management beim Onboarding ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Es spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines reibungslosen Übergangs und der Förderung einer positiven Mitarbeitererfahrung. Durch die Anwendung von Change-Management-Prinzipien auf den Onboarding-Prozess können Unternehmen eine Reihe von Vorteilen erzielen, die im Folgenden aufgeführt sind.
Effektives Change Management gewährleistet einen nahtlosen Übergang für neue Mitarbeiter. Es hilft ihnen, sich willkommen zu fühlen, unterstützt zu werden und auf ihre Rolle vorbereitet zu sein, was sich positiv auf die gesamte Mitarbeitererfahrung auswirkt. Durch die Vermittlung klarer Erwartungen und relevanter Informationen stellt das Änderungsmanagement sicher, dass neue Mitarbeiter mit dem notwendigen Wissen und den Ressourcen ausgestattet sind, um ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu bewältigen.
Zweitens fördert das Change Management das Engagement der Mitarbeiter. Engagierte Mitarbeiter sind motivierter, produktiver und engagierter bei ihrer Arbeit. Durch die Gestaltung eines Onboarding-Prozesses, der mit den Zielen und Werten des Unternehmens übereinstimmt, können neue Mitarbeiter verstehen, wie ihre Rolle zum Gesamtbild beiträgt. Dieses Verständnis fördert das Gefühl der Zielstrebigkeit und des Engagements und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Unternehmen erfolgreich und zufrieden sind.
Drittens beschleunigt ein effektives Onboarding, das von den Grundsätzen des Change Managements unterstützt wird, die Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeiter. Durch die Bereitstellung der richtigen Informationen, Ressourcen und Unterstützung können Unternehmen die Lernkurve verkürzen und neue Mitarbeiter in die Lage versetzen, schneller zu den Zielen des Unternehmens beizutragen. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Gesamtleistung und den Erfolg des Unternehmens aus.
Darüber hinaus spielt das Change Management beim Onboarding eine entscheidende Rolle bei der Mitarbeiterbindung. Wenn sich neu eingestellte Mitarbeiter wertgeschätzt, unterstützt und mit dem Unternehmen verbunden fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie langfristig bleiben. Durch die Implementierung eines gut durchdachten Onboarding-Prozesses, der das Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements fördert, können Unternehmen ihre Chancen erhöhen, Talente an sich zu binden.
Darüber hinaus stellt das Change Management sicher, dass der Onboarding-Prozess mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang steht. Es ermöglicht die Integration neuer Initiativen, Veränderungen in der Unternehmenskultur oder Verschiebungen in der strategischen Ausrichtung. Durch die Anpassung des Onboarding-Prozesses an diese Veränderungen können Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter von Anfang an mit der Vision und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Konsistenz und Standardisierung sind weitere wichtige Aspekte des Change Managements beim Onboarding. Durch die Festlegung klarer Richtlinien, Verfahren und Erwartungen können Unternehmen neuen Mitarbeitern über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg einheitliche Erfahrungen bieten. Diese Einheitlichkeit trägt zum Aufbau einer kohärenten Unternehmenskultur bei und stärkt die wichtigsten Botschaften und Werte.
Schließlich gehört zum Change Management auch die Einbindung und Unterstützung der wichtigsten Interessengruppen. Durch die Einbindung von Personalverantwortlichen und Führungskräften in den Onboarding-Prozess können Unternehmen deren Unterstützung und aktive Beteiligung sicherstellen. Ihre Beteiligung trägt zum Erfolg der Onboarding-Initiative bei und stärkt das Gesamterlebnis der Mitarbeiter.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Change Management im Onboarding-Prozess von entscheidender Bedeutung ist, da es einen reibungslosen Übergang ermöglicht, das Engagement der Mitarbeiter fördert, die Zeit bis zur Produktivitätssteigerung verkürzt, die Bindungsrate verbessert, die Unternehmensziele unterstützt, Konsistenz und Standardisierung gewährleistet und die Unterstützung der Interessengruppen gewinnt. Durch die Integration von Change-Management-Prinzipien in den Einführungsprozess können Unternehmen den Erfolg und die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter optimieren und gleichzeitig zu deren langfristigem Wachstum und dem Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Was kommt als nächstes?
Im nächsten Teil dieser Serie wird ein Beispiel für einen Onboarding- und Change-Prozess vorgestellt. Danach wird eine Empfehlung zur Implementierung dieser Prozesse in Jira gegeben. Bis dahin können Sie einige Tipps und Tricks zu ProForma lesen. Dieses Plugin kann bei der Implementierung des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter in Jira von Nutzen sein.
