Wie sind wir auf ProForma gekommen?
Ein Kunde hat uns damit beauftragt, im Rahmen eines Pilotprojektes seinen Prozess abzubilden. Dabei wurde definiert, dass an verschiedenen Workflow-Schritten diverse Tätigkeiten durch den zugewiesenen Mitarbeiter durchgeführt werden sollen.
Um nun also nicht jeden dieser Schritte als eigenen Workflow-Übergang bzw. Status darstellen zu müssen und so den Prozess selbst enorm in die Länge zu ziehen, haben wir uns entschieden, zu jedem Status ein entsprechendes Formular zu gestalten.
Dieses konnte der Mitarbeiter wie eine Checkliste abarbeiten, sich markieren welche Punkte erledigt, offen oder noch in Klärung sind und hatte somit eine gute Übersicht an welchem Punkt sich der Vorgang gerade befindet. Erst wenn alle Punkte der Checkliste abgearbeitet waren und das Formular übermittelt wurde, konnte anhand einer Automation der Status des Vorgangs direkt weitergeschaltet werden und der Mitarbeiter spart sich dadurch einen weiteren Schritt.
Features
Mit Jira Bordmitteln ist es in dem Umfang nicht möglich, Abhängigkeiten von auszufüllenden Feldern zu gestalten. Dieses Problem lässt sich allerdings mit ProForma einfach und vor allem übersichtlich lösen.
Form Builder
Der FormBuilder wurde in der neuen aktuellen Version (8.1.3) von ProForma deutlich verbessert und mit neuen Features zur strukturellen Gestaltung erweitert. So können nun auch Spalten oder Tabellen eingebaut werden und geben dem Formular eine schönere Formatierung.
Formulare, die Sie aktuell in Ihrem Unternehmen in Papierform oder als PDF nutzen, können nachgebaut und direkt innerhalb eines Jira Issues verarbeitet werden. Dies wiederum reduziert gleichzeitig das Anlegen von unzähligen benutzerdefinierten Feldern, da die Inhalte aus den Formularen entweder im Formular hinterlegt bleiben oder man verknüpft die Formularfelder mit bereits bestehenden benutzerdefinierten Feldern, um diese am Jira Issue zu befüllen.
Des Weiteren bietet ProForma die Möglichkeit innerhalb des Formulars dynamische Abfragen zu gestalten. Klickt man bei einer Frage Ja, erscheint die Abfrage A, klickt man Nein, erscheint Abfrage B. Dabei können nicht nur einzelne Felder ein- bzw. ausgeblendet werden, sondern ganze Bereiche (Sections).
ProForma kann aber nicht nur innerhalb eines Jira Issues, sondern auch direkt im Service Desk angewendet werden, um umfangreiche Informationen sortiert und strukturiert abzufragen. Es lassen sich mit einfachen Mitteln Hinweise oder auch Beispiele einfügen, die den Nutzern erklärt, was genau zu tun ist.
Ist das Formular vom Nutzer vollständig ausgefüllt, wobei hier auf die festgelegten Pflichtfelder zugegriffen wird, wird eine der folgenden Optionen durchgeführt. Diese wurden bei Formularerstellung festgelegt und können nicht innerhalb eines Vorgangs variieren.
Automation
Wird das Ausfüllen eines Formulars zwingend benötigt, um den Fortgang eines Vorgangs zu steuern, so kann man anhand der Automation einstellen, dass nach Übermittlung des Formulars:
- Das Formular zur Bearbeitung geschlossen wird
- der nächste gewünschte Übergang zum nächsten Status durchgeführt wird
- und somit der nächste Bearbeiter z.B. das Formular prüfen kann
Dies erspart dem User einen weiteren Klick im Jira Vorgang selbst und verhindert, dass unnötig lange Durchlaufzeiten entstehen, sollte der User das Weiterschalten vergessen.
Die Automation selbst wird vom Ersteller des Formulars direkt im FormBuilder definiert und nicht im Workflow des Jira Vorgangs. Die Zusammensetzung der Abfrage erfolgt durch eine Maske im Wenn-Dann-Stil.
Kosten
10$ pro User ist für diese App der Einstiegspreis (Server). Günstiger wird es aber erst bei über 500 Nutzern. Demnach ist der Preis im Rahmen.
Technische Daten
ProForma ist aktuell für Cloud, Server und DataCenter verfügbar und wird auch weiterhin vom Hersteller unterstützt. Es kann in Jira Software, Core und Service Desk integriert werden.
Fazit
Grundsätzlich bietet ProForma einige Funktionen, die im Jira so im Standard nicht möglich sind und sorgt für ein aufgeräumtes Erscheinungsbild. Allerdings muss man sich im Vorwege klar sein, welchen Weg man beim Aufsetzen eines neuen Workflows in Jira einschlagen möchte. Strukturiert man sich lieber mit Vorgangstypen und eigenen Workflows sowie benutzerdefinierten Feldern oder greift man auf ein dynamisches Formular zurück, welches anschließend die wichtigen Felder im Jira Vorgang befüllt und verarbeitet.
Entscheidet man sich für die zweite Methode, lassen sich viele Papierformulare im Unternehmen problemlos ersetzen und “platzsparend” in einem Jira Vorgang unterbringen. ProForma ist es also definitiv wert, ausprobiert zu werden!
