Dokumentenverwaltung im Intranet

Mit einem Kunden gemeinsam haben wir eine Lösung für eine Dokumentenverwaltung erarbeitet, die über 15.000 Mitarbeitern gesicherten Zugriff auf Informationen zu internen Dokumenten geben kann. Für die Lösung der Dokumentenverwaltung wurden vornehmlich Confluence und Insight für Jira gewählt, die aus dem Intranet des Kunden erreichbar sind.

Die Herausforderung der Dokumentenverwaltung: Inhaltsbereitstellung, Filter & Zugriff

Eine Lösung musste her, um einen Zustand abzulösen, der fehleranfällig und aufwendig war. Zuvor wurden die Daten lokal von Einzelpersonen im Unternehmen gepflegt und versioniert, um dann als eigenständige Datenquelle an international verteilte Ansprechpartner per E-Mail versendet zu werden, die diese wiederum an andere weitergaben oder enthaltene Informationen mündlich kommunizierten. Als Schutz hatte die Datenquelle ein Ablaufdatum hinterlegt, welches aber schlussendlich dazu beitrug, dass mehr Verwaltungsaufwand entstand.

Inhalte mit Insight bereitstellen

Die Informationen zu den Dokumenten wurden zuvor in der Datenbanksoftware Microsoft Access gepflegt. Wie oben erwähnt, wurde diese einzelne Datei über die Zeit in verschiedenen Versionen zur Verfügung gestellt. Es handelt sich also um eine historisch gewachsene Datei, die in der Vergangenheit immer wieder um Details erweitert wurde. So war eine Datengrundlage entstanden, die beispielsweise gleiche Werte in verschiedenen Spaten auf unterschiedliche Weise darstellte.

Zur Ablösung dieses Zustands wurden die Daten aus Access in Insight überführt. Dazu konnte ein Zwischenexport der Daten im csv-Format gemacht werden, welches direkt in Insight gemappt werden kann. Dabei wurde auch eine Datenbereinigung durchgeführt, um die Verwaltung der Informationen einfacher zu machen und einen strukturieren Zugriff zu ermöglichen. Anforderung hier war, dass später auch ein Dritter ohne viel Know how-Aufbau die Informationen zu den Dokumenten pflegen kann.

Über Insight lassen sich die hinterlegten Informationen aufbereitet bereitstellen und deren Zusammenhang wird klarer, als beispielsweise eine Pflege dieser Informationen in Excel oder Access. Da Insight vornehmlich eine App für Jira ist, müssen die Daten für eine Anzeige in Confluence zwar nicht gesondert aufbereitet, aber über ein Makro aufgerufen werden.

Insight for Confluence Example
Beispielhafte Darstellung von Insight Macro for Confluence

IQL dynamisch über Filter generieren

Als zusätzliche App stellen Mindville und Atlassian das Insight Macro für Confluence zur Verfügung. Mit diesem kann ein IQL-Statement aufgerufen und das Ergebnis dessen tabellarisch auf einer Confluence-Seite dargestellt werden.

Für unsere Anwendungszwecke wird das Makro wiederum über ein von Honicon speziell für diesen Anwendungszweck entwickelten Benutzermakro aufgerufen. Dies erlaubt das weitere Anpassen des Makros und ein dynamisches Aufrufen dessen neben anderen Feinheiten.

Der dynamische Aufruf des Makros ist nötig, um die Endnutzer einen Filter auf die in Insight hinterlegten Informationen anwenden zu lassen, ohne mit IQL oder ähnlichem Erfahrung zu haben. Dazu ist in dem Benutzermakro zunächst ein HTML-Formular hinterlegt, in dem alle wichtigen Parameter sowie eine Textsuche möglich sind. Nach Übermittlung des Formulars als Filter wird dann ein Velocity-Skript ausgeführt, welches IQL aus den verschiedenen Parametern zusammenknüpft und gegen Insight laufen lässt.

Velocity Code Example
Insight IQL wird über Velocity generiert

Durch den Aufruf über Velocity sind die Inhalte aus Insight abgesichert. So kann beispielsweise nachträglich keine eine Änderung an dem IQL vorgenommen werden. So wird unerwünschter Zugriff vermieden, da die Inhalte zwar im Intranet, aber anonym verfügbar sind.

Zugriff für Viele mit wenigen Lizenzen

Der Zugriff auf Confluence ist bei dem Kunden nicht für jeden Mitarbeiter vorgesehen. Aus verschiedenen Gründen, wie beispielsweise Lizenzkosten, sollte der Zugriff also via Confluence für anonyme Nutzer erfolgen. Dies steht dem entgegen, dass Insight für das Anzeigen von Informationen eine Lizenz nicht nur für Confluence, sondern vor allem für Jira braucht, um hier den Zugriff auf die gewünschte Datenquelle zu erlauben bzw. einzugrenzen.

Der Zugriff auf Confluence ist bei dem Kunden ähnlich einem Intranet organisiert. Zwar ist Confluence generell über das Internet erreichbar, jedoch nur aufzurufen, wenn man sich zuvor bei dem zwischengeschalteten OAuth-Dienst angemeldet hat. Ein Zugriff von Anonymen bedeutet im Kontext des Kunden also einen Zugriff von Mitarbeitern. Diese vorhandene Logik hat Honicon sich für diese Lösung zu nutzen gemacht.
Im Normalfall haben wir ein automatisches anmelden mit dem OAuth-Token über die von uns empfohlene App K-SSO SAML Kerberos OAuth for Confluence von Kantega SSO bei anderen, wie auch bei diesem Kunden im Einsatz. Diese erlaubt uns diese Anmeldung auch Bereichsweise abzuschalten.

Für unsere Lösung haben wir in dem Benutzermakro eine Funktion vorgesehen, die erkennt, ob ein Mitarbeiter angemeldet ist, oder nicht. Öffnet ein Mitarbeiter eine der Seiten in dem Confluence-Bereich, ist dieser für das System zunächst anonym, also ohne Confluence-Lizenz. Das Benutzermakro meldet ihn dann automatisch mit einem vorgefertigten Nutzerkonto an. Dieses Konto verfügt über die nötigen Rechte in Confluence und Jira, um die Inhalte aus Insight anzuzeigen.

Zusammenfassung

Durch die Kombination von verschiedenen Werkzeugen (u.a. Confluence & Insight) und Methoden (u.a. Benutzermakros & Velocity) haben wir hier gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung erarbeitet, welche es erlaubt unter der Prämisse des Einsparens von Lizenzkosten und unter Nutzen lediglich vorhandener Tools eine komplexe Problemstellung zu lösen. Veraltete Tools, die regelmäßig Irrtümer verursacht haben und nicht weiter zeitgemäß waren, wurden durch moderne Webtechnologien ersetzt, die einfacher zu warten sind und besser zu der bestehenden Prozess- und Tool-Landschaft des Kunden passen.

Das Addon Insight Asset Management steht ab Anfang Februar 2021 kostenfrei für aktuelle Versionen von Jira Data Center zur Verfügung und ist standardmäßig enthalten. Ähnliche Lösungen sind also auch für Sie denkbar.

Sie haben Fragen zu der hier dargestellten Lösung oder stehen vor einer ähnlichen Herausforderung? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Author: Cornelius Gillner

Cornelius ist Berater bei der Honicon GmbH. Durch seine Studien E-Commerce (M.Sc.) und Wirtschaftspsychologie (B.Sc.) bringt er unter anderem ein starkes Hintergrundwissen in Prozessoptimierung, digitalem Marketing und Webdesign mit. In seiner Freizeit dreht sich bei ihm viel um Sport und Medien.