Selbstverwaltung und Dokumentation
In Unternehmen geht es immer stärker darum, mit einfachen und nachvollziehbaren Mitteln, Anforderungen an Compliance und Audits zu erfüllen. Identitymanagement und Berechtigungsmanagement stehen dabei nach wie vor im Fokus der Bemühungen. Dies ist Teil 2 der 4-teiligen Serie, Teil 1 befindet sich hier.
Prozesse – pragmatisch, praktisch, gut
Kernstück jeder Lösung mit Jira Service Management sind die darin modellierten Prozesse und Abläufe. Gerade hier liegt die Stärke des Systems, welches auf Atlassian Jira basiert. So kann durch ein durchdachtes System nahezu jeder Geschäftsablauf digital unterstützt werden und somit nicht nur zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit sondern auch zur Verbesserung der Auditierbarkeit der Organisation führen.
Jeder Vorgang folgt einem vorher definierten Arbeitsablauf und hat in der eigenen Vorgangshistorie ein Protokoll der bisher durchgeführten Tätigkeiten. Für den Eintrittsprozess kann der Ablauf in etwa so aussehen (siehe links). Der Fokus liegt ganz klar in der Selbstverwaltung initiiert durch die Personalabteilung. Im Beispiel eröffnet die Personalabteilung einen neuen Vorgang über das Kundenportal, um einen neuen Eintritt eines Mitarbeiters in das Unternehmen koordiniert einzuleiten. Im ersten Schritt wird dann der Abteilungsleiter der Abteilung des neuen Mitarbeiters darum gebeten, den Vorgang freizugeben und damit zu bestätigen, dass die angeforderten Rechte und Werkzeuge auch zum angestrebten Einsatz des Mitarbeiters passen.
Im weiteren Verlauf des Vorgangs sind dann neben der IT-Abteilung, die Berechtigungen und Dinge, wie Laptop oder Mobiltelefon verwaltet, auch das Facility Management mit eingebunden. Hier wird sich um Büroausstattung und -möblierung gekümmert. Zu jeder Zeit ist bekannt, wer – was – wann – tun muss, damit der Eintritt reibungslos verläuft.
Selbstverwaltung im Jira Service Management Kundenportal
Das Kundenportal vom Jira Service Management bildet den zentralen Einstieg für das Identitymanagement. Hier werden unter anderem die Vorgänge für den Eintritt, den Abteilungswechsel und auch den Austritt von Mitarbeitern ausgelöst. Das Gute dabei ist, dass man es den Anfragenden sehr einfach machen kann, in dem man sich hier von der IT-üblichen Fachsprache entfernen und dem Sprachgebrauch der Anfragenden nähern kann.
Das Kundenportal bietet darüber hinaus die Möglichkeit, mit Genehmigungen die Verantwortung dort stattfinden zu lassen, wo sie hingehört. Auf Wunsch werden die verantwortlichen Genehmiger auch per Mail über ausstehende Anträge informiert und können sogar direkt in der Mail-Nachricht über den Antrag befinden.
Anfordernde können im Kundenportal den Fortgang Ihrer Anfrage betrachten und werden darüber hinaus per Mail-Nachricht informiert, wenn gewünscht. Auch Anfrageteilnehmer können in Vorgängen über das Kundenportal informiert werden, so dass auch Kollegen über den Stand der Dinge informiert gehalten werden.
Audits und Protokolle
Jede Aktivität im System wird am Vorgang erfasst. Somit kann sichergestellt werden, dass im Falle von Audits oder auch Unklarheiten, schnell nachvollzogen werden kann, was passiert ist. Darüber hinaus können Vorgänge mittels der eigenen Suchsprache JQL in Reports oder auch Charts verwendet werden, um Auswertungen zu gestalten. Hier bieten sich viele Möglichkeiten, gezielt Informationen zu aggregierten um Mitarbeiter und andere Prozessbeteiligte mit Informationen zu versorgen. Zusätzlich dazu stellen wir bei unseren Lösungen bei Schnittstellenfehlern, die zum Beispiel durch Wartungsarbeiten hervorgerufen werden, durch Bedingungen im Workflow sicher, dass Anfragen ordentlich verarbeitet werden und nicht verloren gehen. Auch händische Schnittstellen sind möglich, wo beispielsweise noch keine technische Schnittstelle auf Grund von organisatorischen Gründen oder auch durch den Projektverlauf möglich sind.
Die Lösung mit Jira Service Management, Insight und unserer Beratung bietet die skalierbare und erweiterbare Lösung für das Verwalten von Identitäten. Die Portallösung mit dem Service Desk als Schnittstelle zu den Anfragenden bietet hier die Möglichkeit die IT durch Selbstverwaltung zu entlasten und bringt die Verantwortlichen aus der Fachabteilung sowie Teamleiter in die Verantwortung für Ihre Mitarbeiter. Die durchgängige Dokumentation in Jira Vorgängen und das flexible Management externer Schnittstellen runden die Lösung ab. Erfahren Sie im nächsten Teil, wie Sie beispielsweise Benutzer in Microsoft 365 durch das System einrichten können.
