Die Möglichkeiten, Information aus Jira-Vorgängen in weiterverwertbare Formate zu exportieren, wird durch die App Xporter aus dem Hause XpandIT massiv erweitert. So kann man in definierten Dokumenten Felder und Inhalte aus Jira Vorgängen verwenden, um Informationen entsprechend zu aggregieren und aufzubereiten. Im Folgenden gebe ich einen kurzen Überblick, was wir bei der Honicon GmbH mit dem Xporter Tool machen und welche Einsatzmöglichkeiten wir sehen.
Grundlagen des Exports sind vordefinierte Templates
Xporter nutzt das Microsoft Word Format für die Aufbereitung von Dokumenten als Vorlageformat. Hier wird in der Textverarbeitung das zu verwendende Format, Layout und die Felder definiert und entsprechend konfiguriert. Man kann neben der einfachen Präsentation der Inhalte aus Jira Vorgängen auch Formate der Felder (Datum, Zahl, Währung) anpassen. Zusätzlich zu Inhalten aus z.B. dem aktuellen Vorgang in Jira, können Subtasks oder Verknüpfte Vorgänge mit einbezogen und verarbeitet werden. Des Weiteren können Bedingungen und Abhängigkeiten zu bestimmten Werten mit dem Xporter eingesetzt werden.
Xporter Einsatzbereiche – volle Flexibilität für Ihren Arbeitsablauf
Aktivitätsbereiche für Exporte
Neben dem manuellen Anwenden eines Templates auf einen Jira Vorgang, können auch andere Wege genutzt werden, um Dokumente zu erzeugen. Neben der Queue-Ansicht können beispielsweise im Jira Service Management auch Kunden vom Xporter profitieren und eigene, vorher-definierte Dokumente erzeugen. Außerdem bietet Xporter die Möglichkeit die Anwendung von Exporten innerhalb von Workflows zu nutzen und bietet weitreichende Optionen in Bezug auf Steuerung von Dokumenten.
Die zeitgesteuerte Erzeugung von Dokumenten rundet die Möglichkeiten ab. Neben der Funktion, Dokumente direkt an einen Vorgang zu binden, besteht auch die Möglichkeit des Versandes via E-Mail. Hier kann natürlich auch auf Variablen aus Vorgängen zugegriffen werden.
Formate und Administration
Hinsichtlich der Formate bietet Xporter eine breite Auswahl an, die auch für einzelne Dokumente und Aktivitäten fest vordefiniert werden können. Eine übersichtliche Seite innerhalb der App-Administration hilft dabei, Änderungen nach zu verfolgen sowie den aktuellen Stand der Dokumente aufzuzeigen.
Sobald Dokumentenvorlagen angepasst und verändert werden, können diese einfach über die Administrationsmaske aktualisiert und veröffentlicht werden. Gleichzeitig wird bei jedem Dokument festgelegt, in welche Formate diese exportiert werden dürfen und welches Format als Default hinterlegt sein soll.
Einsatzmöglichkeiten für vordefinierte Templates zum Jira Export
Software Release Prozess
Im Software Release Prozess können die sogenannten Release-Notes oder notable Changes direkt pro Release erzeugt werden, zur Dokumentation und um den Compliance Regeln der eigenen Unternehmung oder anderer anfordernder Stellen zu entsprechen. Hier ist es beispielsweise möglich, für Verbesserungen und Fehler (Bugs) entsprechende Vorgänge heranzuziehen und die für die Zielgruppe relevanten Informationen entsprechend aufzubereiten und in den Jira Export mit aufzunehmen.
Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen
Wir setzen den Xporter für unsere Dokumente ein, die wir im täglichen Geschäft benötigen. Neben den Angeboten für neue Projekte und Serviceaufträge produzieren wir mit dem Xporter direkt aus unserem internen Jira heraus Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen unserer Leistungen. Durch den in Jira abgebildeten Arbeitsablauf und der Informationen aus Jira und Mindville “Insight Asset Management”, bereiten wir nicht nur das vordefinierte Template zum Dokument im korrekten Format auf, sondern nutzen die in den Programmen vorliegenden Informationen ohne Medienbruch oder komplizierte Ex- und Importe in andere Tools. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Gleichzeitig bietet ein eigenes Template den Vorteil, dass eigene Design auf den Unternehmensdokumenten abzubilden und nach Bedarf immer wieder flexibel anpassen zu können, beispielsweise wenn sich eine Adresse oder Rufnummer ändert.
Fazit
Neben den vielfältigen Möglichkeiten, einen Jira Export in ein Format zu bewerkstelligen, haben wir auch die einfache Handhabung im Workflow und die gute Anpassbarkeit der Vorlagen zu schätzen gelernt. Man generiert sich so vordefinierte Templates, die je nach Anwendungsfall den Wünschen entsprechen. Die Hersteller von Xporter, XpandIT, bieten neben umfangreicher Dokumentation für die App auch noch weitere Apps an, wie zum Beispiel Xray Test Management for Jira.
