Die Atlassian Software Confluence eignet sich neben anderen Anwendungszwecken auch als Intranet; von projektbegleitender Dokumentenverwaltung über zentralisiertes Wiki bis hin zu einer umfassenden Kollaborationsplattform. Die Verwendung als Intranet – oder genauer Intranetportal, also die organisatorische Anlaufstelle für interne Informationen – ist naheliegend. Nicht zuletzt, wenn Jira bereits im Unternehmen im Einsatz ist und Synergieeffekte erreicht werden können. Dieser Artikel soll als Einstiegshilfe dienen. Da selbstverständlich nicht alle Punkte hier abgedeckt werden können, geben wir die ersten Orientierungshilfen.
Die richtige Struktur für Informationsaustausch
In der Regel stellt ein Intranet die erste Stufe für ein strukturiertes Wissensmanagement in Form von Informationsaustausch dar. Inhalte werden nachverfolgbar gemacht und können bei Bedarf nachgeschlagen werden, aber das Portal ist noch nicht unabdingbar.
Entscheidend ist, dass Inhalte nicht einfach abgeladen und vergessen, sondern ordentlich abgelegt werden. Dazu sollte sich eine Struktur überlegt werden, die einer Idee folgt, die alle Nutzer nachvollziehen können: z.B. die Aufteilung der Bereiche nach Abteilungen. Den hierarchischen Aufbau der Seiten übernimmt Confluence automatisch. Als Daumenregel gilt hier, mit 5 bis 7 wichtigen, öffentlichen Bereichen zu starten, die jeweils nicht mehr als 3 bis 4 Unterebenen vorweisen.
Darüber hinaus sollte neben der Struktur auch über Zuständigkeiten nachgedacht werden. Mit der Veröffentlichung eines Inhalts sollte bereits ein Bewusstsein für die spätere Pflege des Inhalts einhergehen. Dieses kann sich zum Beispiel über die veröffentlichende Person oder das Team, in dessen Bereich veröffentlicht wurde, erstrecken.
Die Überlegungen um die Struktur des Intranet sollten nicht als Blockade im Raum stehen. Wichtiger als eine vollumfänglich durchdachte Struktur sind die Inhalte und dass diese in Confluence geteilt werden. Sollte doch einmal etwas irrtümlich eingeordnet worden sein, kann eine Seite mitsamt all ihren Unterseiten mit nur wenigen Klicks an die korrekte Stelle verschoben werden.
Unabhängig von der überlegten Struktur sollte nicht vergessen werden, dass Confluence eine mächtige Suche mitbringt. Diese ist zwar nicht allzu intuitiv, wie beispielsweise die einer bekannten Suchmaschine, aber dennoch sehr umfassend. Hier sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Nutzer des Intranets wissen, wie mit der (erweiterten) Suche umzugehen ist.
Schon gewusst? Confluence durchsucht nicht nur eigene Seiten, sondern auch Anhänge wie Word- oder PDF -Dokumente.
Nutzen Sie Templates für ein aufgeräumtes Erscheinungsbild
Confluence bringt von Haus aus diverse Vorlagen (auch Templates oder Blueprints genannt) für Seiten mit. Diese können als Orientierung für Nutzer dienen, um neue Inhalte anzulegen. So wird verhindert, dass jede Seite unterschiedlich aussieht und es kann ein einheitliches Erscheinungsbild erreicht werden. Die von Atlassian bereitgestellten Templates sind jedoch in der Regel auf Englisch. Gegebenenfalls müssen die Vorlagen also angepasst werden oder man lässt sich von diesen inspirieren, um eigene zu erstellen.
Das Erstellen von eigenen Templates ist sehr nützlich. Hierüber können Unternehmensstandards etabliert und kontrolliert werden. So können beispielsweise bei Anleitungsartikeln Platzhalter für Bilder etc. vorgesehen werden, um die multimediale Art dieser zu unterstreichen.
Darüber hinaus ist es möglich, Templates auf bestimmte Bereiche zu beschränken. So kann vermieden werden, dass IT-spezifisches nicht im Bereich Marketing verwendet wird und Nutzer werden nicht mit einer Flut von Vorlagen überfordert, wenn diese einen neuen Beitrag erstellen wollen.
Empfohlene Apps für das Intranet mit Confluence
Nutzt man Confluence im Standard, stößt man früher oder später auf Anforderungen, die man eventuell nicht erfüllen kann. In einem solchen Fall kann eine App Abhilfe schaffen – hier sind unsere zwei Empfehlungen, plant man Confluence als Intranet zu nutzen.
Refined for Confluence
Die App erlaubt die Anpassung des Designs von Confluence im großen Stil. Mithilfe von mitgelieferten Themes zeigt sich das Intranet in Confluence in einem neuen Gewand. Auch funktional bietet Refined Möglichkeiten, wie die Strukturierung von Confluence in eigene Kategorien.
Auch für Jira bringt Refined eine passende App mit, um die Gestaltung in Jira Service Managenent zu erleichtern. Refined for Jira ist damit perfekt geeignet, wenn man parallel zu Confluence noch ein Service Portal mit internen oder externen Kunden anbieten möchte. Beispielsweise im Kontext von Identitymanagement.
Scroll Viewport
Hier handelt es sich um ein mächtiges Werkzeug, das im kleinen Stil verwendet werden oder Confluence soweit beeinflussen kann, dass man es nicht wieder erkennen würde. So wäre es vorstellbar, mit Scroll Viewport eine vollständige Webpräsenz aufzubauen.
Man kann mit einem mitgebrachten Theme starten oder mittels CSS eigene Individualisierungen – in Data Center sogar vollständig mit Velocity, HTML und JavaScript – vornehmen. Dabei wird ermöglicht, denselben Inhalt über verschiedene (Sub-)Domains in unterschiedlichen Gestaltungen verfügbar zu machen.
