E-Mails als Kommentare in Jira nutzen

In vielen Unternehmen ist die E-Mail weiterhin das primäre Kommunikationsmittel – auch wenn es im Rahmen von Chat-Ops immer mehr abgelöst wird, wenn es um die interne Kommunikation geht. Spätestens aber über die Grenzen der eigenen Organisation hinaus, ist die E-Mail nicht wegzudenken. Hier macht es Sinn, die von Jira mitgebrachten Funktionalitäten bezüglich E-Mail zu kennen.

Wenn es um E-Mails geht, kann Jira deutlich mehr als die Benachrichtigungen, die beispielsweise bei dem Erstellen eines neuen Vorgangs versendet werden. Neben den weiteren Funktionen, wie dem Abonnieren von Filtern oder Erwähnen von Nutzern können auch direkt Kommentare oder ganze Vorgänge per Mail an Jira gesendet werden – sogar ohne Jira Service Desk. Anwendungsbeispiele für diese Funktion gehen von der Einfachen Dokumentation von Gesprächsverläufen an einem Vorgang bis hin zum Einbeziehen von Mitarbeitern, die eigentlich gar keinen Zugang zu Jira haben. So kann doppelte Arbeit vermieden werden oder gar Lizenzkosten eingespart werden.

Die Funktion kann genutzt werden, um an bestehenden Vorgängen zu kommentieren oder aber um neue Vorgänge zu erstellen. Für beide Szenarien muss ein Mailhandler in Jira erstellt werden, was in den Systemeinstellungen unter Eingehender Mail vorgenommen werden kann. Hier können nicht nur die Servereinstellungen samt Zugangsdaten hinterlegt werden, sondern auch einzelne Mailhandler angelegt werden. Diese werden bestimmten Projekten und Vorgangstypen zugeordnet und eingestellt.

Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, wollen wir in diesem Beitrag darlegen, wie diese Funktion im Hintergrund funktioniert, um Inspiration zur Anwendung im eigenen Unternehmenskontext zu geben. Bei Fragen zur Einrichtung stehen wir gerne zur Verfügung. Sollte sich ein entsprechender Bedarf abzeichnen, erstellen wir dazu eine Blogserie.

Mail in Jira

Jira Kommentare per E-Mail hinzufügen

Geht eine Mail in Jira an einen Mailhandler ein, wird geprüft ob im Betreff ein Vorgang anhand eines Issue-Key zu finden ist. Ist dies der Fall, wird ein Kommentar in dem entsprechenden Vorgang erstellt. Andernfalls erfolgt eine Prüfung, ob es sich um eine Antwortmail handelt. Wird hier anhand des Mail-Headers festgestellt, dass es sich um eine direkte Antwort auf eine Mail aus einem Vorgang handelt, wird auch wiederum ein Kommentar in dem jeweiligen Vorgang erstellt.

Wie genau die Kommentare erstellt werden, erfolgt dann in festen Schritten:

  1. Es wird anhand der E-Mail-Adresse geprüft, ob der Absender in Jira vorhanden ist.
    1. Wird der Nutzer gefunden, wird dieser als Autor des Kommentars übernommen.
    2. Für den Fall, dass kein Nutzer zugeordnet werden, sind drei Optionen einstellbar:
      1. Ein neuer Nutzer wird in Jira mit der E-Mail-Adresse erstellt.
      2. Der Kommentar wird im Namen eines vorgegebenen Nutzer erstellt.
      3. Es wird gar kein Kommentar erstellt.
  2. Nachdem ein Nutzer erkannt wurde, wird geprüft ob die Rechte hat, einen Kommentar zu verfassen.
  3. Sind Rechte vorhanden, was mindestens bei dem vorgegebenen Nutzer der Fall sein sollte, wird der Kommentar erstellt.
  4. Jegliche Anhänge an der E-Mail werden als Anhang dem Vorgang in Jira hinzugefügt.

Der Vorgang ist relativ simpel aber natürlich gibt es Stolperfallen, wie beispielsweise die Rechte zum kommentieren an dem betroffenen Vorgang bzw. Projekt. Auch sollte darauf geachtet werden, dass Anhänge an den Vorgängen in Jira ermöglicht sind.
Weiterhin ist die Frage, welche Inhalte genau aus der E-Mail in den Kommentar übergehen. Hier gab es in Jira in der Vergangenheit Probleme, weshalb sich auf bestimmte Funktionen beschränkt werden sollte. Im Marketplace sind Apps zu finden, die das Pflegen der Mailhandler erleichtern sollen. Die Sinnhaftigkeit dieser ist fallbezogen zu betrachten.

Vorgänge aus E-Mails in Jira erstellen

Unter bestimmten Umständen als Alternative zu den sogenannten Issue Collectoren bietet sich das Erstellen von Vorgängen via E-Mail an. Auch wenn hier nicht, wie in den Collectoren, diverse Felder abgefragt werden können sondern sich auf das Mindeste beschränkt wird.

In Anlehnung an das Hinzufügen von Kommentaren per E-Mail in Jira werden E-Mails dann als Vorgänge erstellt, wenn sie nicht bestehenden zugeordnet werden können – vorausgesetzt, man hat sie entsprechenden Einstellungen vorgenommen.
Hier folgt Jira ähnlich festen Schritten, um einen Vorgang zu erstellen:

  1. Von dem Absender wird die E-Mail-Adresse überprüft.
    1. Es wird überprüft, ob ein Nutzer unter der gegebenen Adresse in Jira vorhanden ist.
      1. Für das Erstellen von Vorgängen ist ein Nutzer zwingend nötig, da sonst immer wieder Vorgänge für Dritte erstellt werden würden.
  2. Es wird geprüft, ob der Nutzer die Rechte hat einen Vorgang in dem Jira Projekt zu erstellen.
  3. Es wird geprüft, ob ein Betreff vorhanden ist. Dieser wird für das Pflichtfeld Zusammenfassung verwendet.
    1. Nur wenn ein Betreff gegeben ist, wird auch ein Vorgang erstellt.
  4. Es wird auf weitere Pflichtfelder geprüft.
    1. Auch ohne Angabe weiterer Pflichtfelder kann ein Vorgang per Mail erstellt werden. Diese werden beim nächsten Editieren des Vorgang in Jira abgefragt.
  5. Der Vorgang wird aus der E-Mail in Jira erstellt.
  6. Etwaige Anhänge aus der Mail werden dem Vorgang angehängt.

Ein einzelner Mailhandler wird immer in nur einem Projekt Vorgänge erstellen können. Entsprechend kann man hier mehrere konfigurieren und somit sicherstellen, dass der Vorgang per Mail in dem richtigen Projekt angelegt wird.

Author: Cornelius Gillner

Cornelius ist Berater bei der Honicon GmbH. Durch seine Studien E-Commerce (M.Sc.) und Wirtschaftspsychologie (B.Sc.) bringt er unter anderem ein starkes Hintergrundwissen in Prozessoptimierung, digitalem Marketing und Webdesign mit. In seiner Freizeit dreht sich bei ihm viel um Sport und Medien.