Tempo Financial Manager (ehemals Cost Tracker) ist neben Tempo Timesheets, Tempo Planner und Tempo Budgets die neueste App für Jira, die der Software-Entwickler Tempo aus Montreal in 2020 hervorgebracht hat. Die App macht einen erfolgreichen Spagat zwischen einfacher, schneller Übersichtlichkeit und umfassender, detailreicher Einsicht. Im Folgenden haben wir grundlegende Fragen zu Financial Manager aufbereitet, die uns dazu erreicht haben oder die wir uns selbst gestellt haben. Erreichen uns weitere Fragen zu der App, werden wir diese hier im Blogbeitrag ergänzen.
Warum sollte man Financial Manager verwenden?
Die Selbstkontrolle in Bezug auf Budgets ist immer relevant. Tempo selbst sagt, die Relevanz ist darin zu sehen, dass viele sich für Tempo Timesheets (Stand Juni 2020 eine der Top 3 Apps für Jira im Atlassian Marketplace) und gleichzeitig Tempo Budgets interessieren, aber vielleicht nicht beides allumfassend nutzen wollen oder sich in Jira Cloud bewegen. Financial Manager löst dies auf und stellt ein Produkt in der Mitte dar, das neue Synergien mit Timesheets hervorbringt. Gerade für Kunden, die bereits Timesheets nutzen und vor der Frage stehen, wie Kosten in Jira nachverfolgt werden können, ist Financial Manager die Antwort.
In der Regel lohnt sich der Zukauf der Erweiterung, da die Kosten für die App schnell durch die Ersparnisse, die dank eines ordentlichen Nachhaltens von Kosten in Jira möglich sind, gedeckt werden.
Wir funktioniert Financial Manager grundlegend?
Die App eignet sich am besten für eher grobe Ansichten von Budgets. Dank einer sehr gut aufbereiteten Visualisierung sind aber auch tiefere Einblicke nach Kostenart oder aber Kostenstellen möglich. Gegen ein angegebenes Budget werden Ausgaben und angefallene Arbeit gerechnet. Letztere zieht sich Financial Manager aus der in Jira bzw. Timesheets aufgezeichneten Arbeit; den Worklogs. Der Vorteil dessen ist, dass Arbeit nicht separat dokumentiert werden muss, sondern automatisch aus den in Jira angegebenen Worklogs errechnet wird. Ausgaben beispielsweise für Investitionen hingegen werden direkt in Financial Manager angelegt und können mit selbstbestimmten Kategorien sortiert werden.
Tempo hat bei der Entwicklung der App darauf wert gelegt, sich an Bestehendem zu orientieren. Das bedeutet, dass die in Financial Manager angezeigten Daten dank vorhandener Filter (JQL) und Gruppen aufbereitet werden. Bei der Berechnung eines Scopes für ein Projekt (Achtung: Hier ist ein Projekt ist nicht gleich auch ein Projekt in Jira. Der Begriff ist hier doppelt belegt.) bezieht sich Financial Manager auch lediglich auf bereits vorhandene Filter aus Jira, wobei Gruppen auch direkt im Financial Manager ausschließlich für die Verwendung dort angepasst werden können.
Für einen tieferen ersten Einblick empfehlen wir das kurze Einführungsvideo von Tempo: https://youtu.be/9LyDFesyMv8 (auf Englisch)
Dieses beleuchtet alle wichtigen Funktionen, die man zum Einstieg braucht. Wer genauere Informationen braucht, sollte sich die Dokumentation anschauen.
Wie funktioniert die Anbindung an Tempo Timesheets?
Die Frage hier ist eher, ob sich Financial Manager auch ohne Timesheets lohnt. Die Antwort ist, wie es schon der vollständige Name “Financial Manager for Tempo Timesheets” im Atlassian Marketplace andeutet, ein “Nein”, denn ohne Timesheets kann die App keine Personalkosten (Worklogs) lesen und würde nur für Ausgaben genutzt werden. In dem Fall könnte man auch auf andere Tools zurückgreifen oder dies direkt in Jira an den Vorgängen tun.
Financial Manager liest nur Daten auf Tempo Timesheets. Es werden also keine Logs in Timesheets verändert.
Wie kann ich Tempo Financial Manager nutzen?
Eine der größten Fragen bei neuen Apps für Jira, Confluence & Co. ist immer die Verfügbarkeit für die verschiedenen Ausführungen. Der Financial Manager soll vorerst ausschließlich für Jira Cloud verfügbar sein. Hier folgt, so die eigene Aussage, Tempo der Strategie von Atlassian und legt seinen Fokus auf Cloud. Eine Version für Server- oder Data Center-Lizenzen gibt es nur dann, wenn dafür wirklich ein großer Bedarf entsteht. Interessenten, die solche Lizenzen nutzen, müssen sich auf die Funktionalität – zugegeben teils umfassender aber auch komplexer – von Tempo Budgets beschränken. Gleichzeitig verhält es sich so, dass Tempo Budgets, nicht für Cloud aber für Server und Data Center verfügbar bleibt.
Wieviele Währungen können angezeigt werden?
Aktuell unterstützt Financial Manager lediglich eine einzige Währung zur Zeit, auch wenn in den Einstellungen zwischen mehreren Währungen ausgewählt werden kann. Wenn man also Projekte in mehreren Währungen im eigenen Jira pflegt, müssen diese gegebenenfalls angepasst werden. Ansonsten kann es zu Rechenfehlern kommen, wenn man versucht, solche Kosten bzw. Projekte untereinander zu vergleichen.
Können unterschiedliche Kostenfaktoren angegeben werden?
Tempo Financial Manager berechnet die Kosten für angefallene Arbeit simpel mit den Worklogs multipliziert mit der Rate. Die Rate lässt sich nicht je Rolle berechnen. So kann beispielsweise nicht jedem Junior-Entwickler ein anderer Kostenfaktor als Senior-Entwicklern zugeordnet werden. Es lässt sich jedoch für jeden Nutzer eine andere Rate einstellen. Dies kann je nach Größe der Teams sehr umfassend werden, erlaubt aber ein sehr genaues Abbilden der tatsächlichen Kosten.
Wird Tempo Financial Manager weiterentwickelt?
Die Entwickler bei Tempo haben eine lose, agile Roadmap für Financial Manager. Dieser zufolge steckt die App noch in den Kinderschuhen. Man wird sich also über diverse Weiterentwicklungen und Verbesserungen freuen können. Je nach Bedarf wird angepasst, welche Funktionen als nächstes hinzugefügt oder verändert werden. Tempo möchte bei der Weiterentwicklung der App vornehmlich auf die Anfragen der Nutzer hören und nicht nur eine eigene Agenda vorantreiben. Gleiches gilt beispielsweise für die Verfügbarkeit von Tempo Financial Manager für Jira Server oder Data Center.
Angekündigt, aber nicht fest versprochen, sind Features wie Prognosen von Kosten, Segmentierung von Budgets oder Kostenfaktoren abhängig von den Rollen der Nutzer eines Worklogs. Alles im Allem handelt es sich bei Financial Manager von Tempo um eine klasse App, die sich weiterentwickeln wird.
