Neue App: Tempo Cost Tracker

Tempo Cost Tracker ist neben Timesheets, Planner und Budgets die neueste App für Jira, der Software-Entwickler Tempo aus Montreal in 2020 hervorgebracht hat. Die App macht einen erfolgreichen Spagat zwischen einfacher, schneller Übersichtlichkeit und umfassender, detailreicher Einsicht. Im Folgenden haben wir grundlegende Fragen zu Cost Tracker aufbereitet, die uns dazu erreicht haben oder die wir uns selbst gestellt haben. Erreichen uns weitere Fragen zu der App, werden wir diese hier im Blogbeitrag ergänzen.

Warum sollte man Cost Tracker verwenden?

Die Selbstkontrolle in Bezug auf Budgets ist immer relevant. Tempo selbst sagt, die Relevanz ist darin zu sehen, dass viele sich für Tempo Timesheets (Stand Juni 2020 eine der Top 3 Apps für Jira im Atlassian Marketplace) und gleichzeitig Tempo Budgets interessieren, aber vielleicht nicht beides allumfassend nutzen wollen oder sich in Jira Cloud bewegen. Cost Tracker löst dies auf und stellt ein Produkt in der Mitte dar, das neue Synergien mit Timesheets hervorbringt. Gerade für Kunden, die bereits Timesheets nutzen und vor der Frage stehen, wie Kosten in Jira nachverfolgt werden können, ist Cost Tracker die Antwort.

In der Regel lohnt sich der Zukauf der Erweiterung, da die Kosten für die App schnell durch die Ersparnisse, die dank eines ordentlichen Nachhaltens von Kosten in Jira möglich sind, gedeckt werden.

Tempo Cost Tracker Screenshot

Wir funktioniert Cost Tracker grundlegend?

Die App eignet sich am besten für eher grobe Ansichten von Budgets. Dank einer sehr gut aufbereiteten Visualisierung sind aber auch tiefere Einblicke nach Kostenart oder aber Kostenstellen möglich. Gegen ein angegebenes Budget werden Ausgaben und angefallene Arbeit gerechnet. Letztere zieht sich Cost Tracker aus der in Jira bzw. Timesheets aufgezeichneten Arbeit; den Worklogs. Der Vorteil dessen ist, dass Arbeit nicht separat dokumentiert werden muss, sondern automatisch aus den in Jira angegebenen Worklogs errechnet wird. Ausgaben beispielsweise für Investitionen hingegen werden direkt in Cost Tracker angelegt und können mit selbstbestimmten Kategorien sortiert werden.

Tempo hat bei der Entwicklung der App darauf wert gelegt, sich an Bestehendem zu orientieren. Das bedeutet, dass die in Cost Tracker angezeigten Daten dank vorhandener Filter (JQL) und Gruppen aufbereitet werden. Bei der Berechnung eines Scopes für ein Projekt (Achtung: Hier ist ein Projekt ist nicht gleich auch ein Projekt in Jira. Der Begriff ist hier doppelt belegt.) bezieht sich Cost Tracker auch lediglich auf bereits vorhandene Filter aus Jira, wobei Gruppen auch direkt im Cost Tracker ausschließlich für die Verwendung dort angepasst werden können.

Für einen tieferen ersten Einblick empfehlen wir das kurze Einführungsvideo von Tempo: https://youtu.be/9LyDFesyMv8 (auf Englisch)
Dieses beleuchtet alle wichtigen Funktionen, die man zum Einstieg braucht. Wer genauere Informationen braucht, sollte sich die Dokumentation anschauen.

Wie funktioniert die Anbindung an Tempo Timesheets?

Die Frage hier ist eher, ob sich Cost Tracker auch ohne Timesheets lohnt. Die Antwort ist, wie es schon der vollständige Name “Cost Tracker for Tempo Timesheets” im Atlassian Marketplace andeutet,  ein “Nein”, denn ohne Timesheets kann die App keine Personalkosten (Worklogs) lesen und würde nur für Ausgaben genutzt werden. In dem Fall könnte man auch auf andere Tools zurückgreifen oder dies direkt in Jira an den Vorgängen tun.

Cost Tracker liest nur Daten auf Tempo Timesheets. Es werden also keine Logs in Timesheets verändert.

Wie kann ich Tempo Cost Tracker nutzen?

Eine der größten Fragen bei neuen Apps für Jira, Confluence & Co. ist immer die Verfügbarkeit für die verschiedenen Ausführungen. Der Cost Tracker soll vorerst ausschließlich für Jira Cloud verfügbar sein. Hier folgt, so die eigene Aussage, Tempo der Strategie von Atlassian und legt seinen Fokus auf Cloud. Eine Version für Server- oder Data Center-Lizenzen gibt es nur dann, wenn dafür wirklich ein großer Bedarf entsteht. Interessenten, die solche Lizenzen nutzen, müssen sich auf die Funktionalität – zugegeben teils umfassender aber auch komplexer – von Tempo Budgets beschränken. Gleichzeitig verhält es sich so, dass Tempo Budgets, nicht für Cloud aber für Server und Data Center verfügbar bleibt.

Wieviele Währungen können angezeigt werden?

Aktuell unterstützt Cost Tracker lediglich eine einzige Währung zur Zeit, auch wenn in den Einstellungen zwischen mehreren Währungen ausgewählt werden kann. Wenn man also Projekte in mehreren Währungen im eigenen Jira pflegt, müssen diese gegebenenfalls angepasst werden. Ansonsten kann es zu Rechenfehlern kommen, wenn man versucht, solche Kosten bzw. Projekte untereinander zu vergleichen.

Können unterschiedliche Kostenfaktoren angegeben werden?

Cost Tracker berechnet die Kosten für angefallene Arbeit simpel mit den Worklogs multipliziert mit der Rate. Die Rate lässt sich nicht je Rolle berechnen. So kann beispielsweise nicht jedem Junior-Entwickler ein anderer Kostenfaktor als Senior-Entwicklern zugeordnet werden. Es lässt sich jedoch für jeden Nutzer eine andere Rate einstellen. Dies kann je nach Größe der Teams sehr umfassend werden, erlaubt aber ein sehr genaues Abbilden der tatsächlichen Kosten.

Wird Tempo Cost Tracker weiterentwickelt?

Die Entwickler bei Tempo haben eine lose, agile Roadmap für Cost Tracker. Dieser zufolge steckt die App noch in den Kinderschuhen. Man wird sich also über diverse Weiterentwicklungen und Verbesserungen freuen können. Je nach Bedarf wird angepasst, welche Funktionen als nächstes hinzugefügt oder verändert werden. Tempo möchte bei der Weiterentwicklung der App vornehmlich auf die Anfragen der Nutzer hören und nicht nur eine eigene Agenda vorantreiben. Gleiches gilt beispielsweise für die Verfügbarkeit von Tempo Cost Tracker für Jira Server oder Data Center.

Angekündigt, aber nicht fest versprochen, sind Features wie Prognosen von Kosten, Segmentierung von Budgets oder Kostenfaktoren abhängig von den Rollen der Nutzer eines Worklogs. Alles im Allem handelt es sich bei Cost Tracker von Tempo um eine klasse App, die sich weiterentwickeln wird.

Author: Cornelius Gillner

Cornelius ist Berater bei der Honicon GmbH. Durch seine Studien E-Commerce (M.Sc.) und Wirtschaftspsychologie (B.Sc.) bringt er unter anderem ein starkes Hintergrundwissen in Prozessoptimierung, digitalem Marketing und Webdesign mit. In seiner Freizeit dreht sich bei ihm viel um Sport und Medien.